Toolbox
Kommentare 3

Über Retrospektiven im Allgemeinen und das Tool “Retrograph” im Speziellen

retrospektiven tool retrograph

Zurückblicken, um besser voraus zu schauen:

Vor ein paar Wochen hat Dirk hier im Blog die gemeinsamen Prinzipien hinter den Begriffen “Design Thinking”, “Agile” und “Lean Startup” heraus geschält – und sich zum Kern hinter den Buzzwords heran gearbeitet. Im Beitrag haben wir dabei als eine Säule die Selbstorganisation und den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung markiert. Schön an diesem Aspekt ist, dass es ein zentrales Element gibt mit dem sich Selbstorganisation und kontinuierliche Verbesserung gut starten und pflegen lassen: Retrospektiven.

Und weil Retrospektiven in agilen Arbeitswelten lange etabliert sind und sie einem (mehr oder weniger) starren Gerüst folgen, gibt es dafür unzählige Methoden und Tools. Ein Werkzeug nutzen wir dabei immer wieder gerne. Auch, weil sie wie mein Leatherman (oder ein Schweizer Messer) zu vielen verschiedenen Situationen passt. Wir nennen diese Methode intern Emo-Kurven – als schicker Name bieten sich ab hier und jetzt “Retrograph” an. Bevor ich das Tool genauer vorstelle, erst noch mal ein paar Worte zu Retrospektiven im Allgemeinen.

Grundsätzliches zu Retrospektiven

(hier kannst du direkt zur Retrograph-Methode springen)

Mein Default-Modus ist eher das Voraus- als das Zurückblicken. Und wahrscheinlich geht das den meisten so. Sonst bräuchten wir als Einzelne und als Gesellschaft vielleicht auch nicht so schleppend lange, um aus unseren Fehlern und Erfolgen zu lernen. Im Alltag der meisten Organisationen sieht es genauso aus. Ein Projekt ist abgeschlossen, schon wird zum nächsten gehetzt. Nimmt man sich die Zeit für einen Strategie- oder Team-Workshop, geht’s den Auftraggebern meist erstmal auch nur ums “Nach vorn” und nicht ums Zurückschauen.

Ich habe Retrospektiven schätzen gelernt, denn der methodische Blick zurück verbessert den Blick auf das Heute und das Morgen enorm.

retrospektiven tool retrograph

(Team-Kurven im Retrographen, Beispiel)

Retrospektiven als Standard agiler Zusammenarbeit

Der strukturierte Blick zurück gehört zum Basisbaukasten agiler Arbeitsweisen. Für die meisten Leser aus dem Software-Umfeld sind das keine Neuigkeiten. Für viele unserer Kunden aus anderen Unternehmensbereichen allerdings schon. Daher hier kurz für alle, die  mit dem Format noch nicht vertraut sind, die 5 Phasen einer Retrospektive im Schnelldurchlauf. Die Dauer mit einem einzelnen Team liegt so etwa bei 2 bis 2,5 Stunden – es geht auch schneller und es kommt auch darauf an, ob die Methode in einen größeren Zusammenhang wie ein Team-Offsite eingebettet ist oder nicht:

Phase 1 – Set the stage

Als Leiter der Retrospektive gibt es hier verschiedene Aufgaben, die sich auch unter der deutschen Übersetzung “die Bühne bereiten” ganz gut zusammenfassen lassen. Mit dem, was ich in dieser ersten Phase tue und lasse, setze ich eine grundlegende Richtung für die gesamte Session – oder zumindest kann ich es versuchen. In dieser Phase kann ich Elemente einbauen, um ein Gefühl für die Stimmungslage der Teilnehmer zu bekommen und nicht zuletzt: in dieser Phase will ich die Teilnehmer möglichst energetisiert in die Retrospektive starten lassen – und eine Atmosphäre großer Offen- und Ehrlichkeit schaffen. Den „Retrograph“ setzen wir in einer abgespeckten Version manchmal schon in dieser Phase ein.

Phase 2 – Gather Data

Diese Phase ist der eigentliche Clou. Hier geht es ums gemeinsame Sammeln von Daten – also um einen strukturierten Blick zurück in die Vergangenheit. Diese Phase ist wie die Hefe beim Backen eines Hefeteigs: Man kann am gesamten Rezept sehr viel variieren, süßer, fetter, salziger – aber ohne Hefe wird es am Ende kein Hefeteig. Eine Retrospektive ohne Datensammlung geht nicht auf und wabert in belanglosen Bauchgefühlen und unbegründeten Vermutungen, wie man denn besser zusammenarbeiten könnte.

Kein Wunder, dass die Methoden sich im Habitat der Software-Entwicklung entwickelt haben – gehört es dort doch zum verbreiteten Mindset ein Problem erst verstehen zu wollen, bevor es an die Lösungen geht. Um genau das zu schaffen, sind in dieser Phase Formate wichtig, die gleichermaßen Gefühle und Fakten heben – Interpretationen, Vermutungen und Lösungsideen aber möglichst vor der Tür lassen.

retrospektive tool retrograph

(Team-Kurven im Retrographen, Beispiel)

Durch das gemeinsame Heben der Daten passiert hier auf der Metaebene noch etwas ganz wichtiges: Alle Teilnehmer sind gemeinsam Teil dieser Daten, es ist ein geteilter Blick auf die Realität. Es ist ein gemeinsamer Absprungpunkt – und damit die ideale Voraussetzung, um im weiteren Verlauf der Session raus aus “Du” und “Ich” und mehr in einem “Wir” zu denken.

Phase 3 – Generate Insights

Interpretationen, Vermutungen, Lösungsideen – wer in Phase 2 noch Hausverbot hatte, ist jetzt herzlich willkommen. Auf Grundlage der Daten geht es jetzt darum Insights zu gewinnen. Welche Muster können wir erkennen? Gibt es Probleme, die immer wieder auftauchen? Gibt es Gutes, das wir verstärken können?

Phase 4 – Decide what to do

“Wie können wir einem auftretenden Problem entgegen wirken?” oder “Was wollen wir an unserer Zusammenarbeit verändern?”

In Unternehmen, in denen agile Arbeitsweisen etabliert sind, machen Teams oft alle 4 Wochen eine Retrospektive – dort ist das Format auch zeitlich klipp und klar etabliert, jeder und jede weiß, dass es am Ende darum gehen wird, zu entscheiden, was konkret aus der Session mitgenommen werden soll.

In unseren Kontexten ist das oft etwas anders – da etablieren Teams erst neue Arbeitsweisen oder wir nutzen das Tool einer Retrospektive in ganz anderen Zusammenhängen wie einem Jahres-Offsite oder einem Führungskräfte-Workshop. Hier müssen wir die Konsequenz der nächsten Schritte, die mit Maßnahmen verbundenen Ressourcen und die Methoden-Unerfahrenheit der Teilnehmer mit ins Workshop-Kalkül ziehen und dieser Phase mehr Platz einräumen.

Ob mit viel oder wenig Raum: Zentral ist in dieser Phase, klare Entscheidungen zu treffen und  konkrete nächste Schritte festzuhalten. Und schon mitzudenken, wie und wann “gemessen” werden soll, ob die Maßnahme erfolgreich war oder nicht.

Phase 5 – Close the Retrospective

Hier geht es um ein gutes Ende und die Selbstverbesserung der Moderation. Geschmeidige, kleine Tools (wie etwa in dieser Übersicht des Retromaten) helfen den Teilnehmern noch mal kurz die Retrospektive zu rekapitulieren. Konnte ich offen sprechen? Bin ich losgeworden, was mir wichtig gewesen ist? Haben wir die Zeit optimal genutzt? Gibt es noch etwas Unausgesprochenes, das sich nie jemand traut zu benennen – ein Elefant im Raum? Das Feedback hilft den Teilnehmern, um mit einem gutem Abbinder aus der Session zu gehen – uns Moderatoren liefert es wichtige Daten, um zu erkennen, was gut geklappt hat, was nicht und was wir beim nächsten Mal anders angehen müssen.

retrospektive tool retrograph

(Team-Kurven im Retrographen, Beispiel)

Die Magie von Retrospektiven

Ohne es immer explizit Retrospektive zu nennen, haben wir Workshop-Formate nach diesem Muster schon in sehr verschiedenen Situationen mit Teilnehmern durchgeführt. Etwa mit fast 30 Mitarbeitern einer Service-Design-Beratung im Rückblick auf ein ganzes Jahr im Rahmen ihres Jahres-Offsites, mit rund 20 Direktoren einer großen Agentur, die fokussiert auf das Thema “Pitches” in die Vergangenheit blickten, mit einem der größten deutschen Einzelhandelsunternehmen wo es mit 30 Leuten darum ging, die Zusammenarbeit zwischen zwei Unternehmensbereichen zu verbessern und natürlich immer wieder mit kleineren Projektteams. Ich komme an dieser Aufzählung nicht vorbei, weil mich daran etwas fasziniert. Gerade in Kontexten, in denen Retrospektiven (noch) kein gelerntes Format sind, schneidet die Methode im Feedback der Teilnehmer immer wieder überragend ab.

retrospektive tool retrograph

(Team-Kurven im Retrographen, Beispiel)

In den vergangenen Wochen haben wir zwei Sprint-Teams eines FMCG-Konzerns dabei begleitet, die für drei Monate aus dem Tagesgeschäft heraus geholt wurden, um sich quasi im Startup-Modus definierten Business-Challenges zu stellen. Diese beiden interdisziplinär zusammengestellten Teams wurden vollgepumpt mit Infusionen und Coachings: Wie geht Lean Startup? Wie nutze ich Online-Marketing-Tools zur Validierung meiner Produkt-Ideen? MVP, Agile, Prototypen? Wie führe ich User-Interviews? Und so weiter und so fort.

Die Workshops mussten dabei knallhart beweisen, dass sie die Zeit der Teilnehmer wert sind. Denn in den drei Monaten wurde Zeit schnell zur knappsten und best gehüteten Ressource der Sprint-Teams. Und welche Session hat im schonungslosen Feedback-System deutlich am besten mit 4,9 von 5 möglichen Punkten abgeschnitten: Genau, die Team-Retrospektiven!

Hätte ich noch mal einen Augenöffner gebraucht, hier wäre er gewesen. Auch die anderen Sessions in denen die Teilnehmer von Experten inhaltlich von User-Interview-Führung bis Prototyping “aufgeschlaut” wurden, waren wichtig und am Ende fast durch die Bank positiv bewertet. Unangefochtene Nummer 1 aber ist eine Session, in der wir allein die Methoden mitbringen, alle Inhalte, alle Insights, alle Schlüsse daraus aber einzig und allein beim Team liegen. Eine Bewertung genährt aus dem Drang nach Selbstorganisation und stetiger Verbesserung und basierend auf den selbst gewonnenen Daten des gemeinsamen Rückblicks.

Auch mit den beiden Sprint-Teams haben wir als Werkzeug den “Retrograph” gewählt – in diesem Falle in Kombination mit einem MAD-SAD-GLAD (ein weltweiter Evergreen der Restropsektiven-Werkzeuge) – ohne weitere Umschweife skizziere ich nun exemplarisch, wie wir den Retrograph einsetzen. Wie bei allen Werkzeugen ist das nur ein möglicher Weg, den wir selbst immer wieder auf die gegebene Situation anpassen.

Retrograph – ein Tool für Retrospektiven

Vorbereitung und Template-Gestaltung

Auf einem großen Poster, an einer Wand oder auf einem Whiteboard – jedenfalls auf einer Fläche von mindestens 1,40m x 1m bereiten wir ein Template vor, dass ungefähr diese Aufteilung hat:

retrospektive tool retrograph

Je nach konkreter Situation fragen wir die Teilnehmer zu Beginn, welcher Moment den Start markiert (zum Beispiel das Datum eines Kick-off-Meetings für ein Projekt) und wo “Ende” ist (oft der Tag der Retrospektive, manchmal aber auch zum Beispiel “Produkt-Launch”). Oder wir geben den Zeitraum bereits fest vor – etwa mit einer Zeitachse aller Monate im Falle eines Jahresrückblicks.

Die Skala im unteren Teil des Templates benennen wir mit zwei Extremen mit immer wieder neuen Formulierungen. Zum Beispiel oben bei 100% “Ich bin voll im Flow – so will ich immer arbeiten” und als Gegenpol bei 0% “Ich stehe kurz vor der inneren Kündigung”.

Egal wie wir die Skalen benennen: Wichtig ist, dass die Benennung noch nicht auf dem Template draufstehen, sondern mit Post-its oder wie auch immer erst während der Session nachgeliefert werden – sonst ist Schlaubergern sofort klar, worum es hier gehen wird und das kann die Ergebnisse verändern.

Benötigtes Material

  • Ein Template für das Team, bzw. 1 Template für jede Kleingruppe
  • Kleine quadratische Post-Its für den Zeitstrahl (das hat rein optische Gründe und sieht besonders schön aus, wenn die Haftnotizen schräg, also als Raute beschrieben und geklebt werden)
  • Rote und grüne Post-Its
  • Schwarze Marker für alle
  • Verschiedenfarbige Marker, so dass an jedem Template eine gesonderte Farbe für jede Teilnehmerin verfügbar ist

Durchführung

Erster Schritt: Zeitstrahl erarbeiten

Nachdem Start- und Endpunkt der Zeitachse festgelegt sind, erhält jede Teilnehmerin kleine Post-its und in etwa folgende Arbeitsanweisung:

“Notiert still für euch drei Minuten lang die wichtigsten Meilensteine aus dieser gesamten Zeit, an die ihr euch spontan erinnert und die für euch persönlich wichtig sind – egal, ob das negative, neutrale oder positive Wichtigkeit hat.” Zentral an dieser Stelle: Es geht hier lediglich um Fakten. Sprich: Ereignisse, die man nicht anders sehen kann sondern die de facto so stattgefunden haben. Also etwa: “Projekt-Meeting am 26.3”.

Nach Ablauf der Zeit stellen die Teilnehmer ihre Ereignisse/Meilensteine vor und wir bringen sie in die richtige Reihenfolge auf den Zeitstrahl. Jetzt können wir den Zeitstrahl noch gemeinsam ergänzen und festzurren.

Zweiter Schritt: Hoch- & Tiefpunkte

Jetzt erhält jede Teilnehmerin rote und grüne Post-its. Wir geben (zum Beispiel) 5 Minuten Zeit und jeder schreibt für sich persönlich Highlights (grün) und Lowlights (rot) aus dem vorgegebenen Zeitraum auf. Im Anschluss liest jede die eigenen Höhe- und Tiefpunkte vor und positioniert sie zeitlich über (grün) oder unter (rot) dem Zeitstrahl. Hier soll jeder die Punkte der anderen hören, aber nicht kommentieren oder diskutieren. Also zum Beispiel: “Echter Durchbruch: gemeinsame Entscheidung getroffen” als Highlight über dem Projekt-Meeting oder “Niemand hat meine Warnung gehört” auf rot beim gleichen Meilenstein.

Dritter Schritt: Emo-Kurven zeichnen

Jetzt stellen wir den unteren Bereich des Templates vor und benennen die Skala – wie gesagt – zum Beispiel so: “Ich bin voll im Flow – so will ich immer arbeiten” und als Gegenpol bei 0% “Ich stehe kurz vor der inneren Kündigung”.

Jeder Teilnehmer bekommt jetzt einen Stift in einer anderen Farbe – nacheinander malt jede nun ihre persönliche Emo-Kurve entlang des gesamten Zeitstrahls.

Vierter Schritt: gesamten Retrograph besprechen

Reihum führen die Teilnehmer entlang ihrer Emo-Kurve noch mal durch den vorgegebenen Zeitraum und den gesamten Retrograph. Im offenen Diskurs reden wir über Gemeinsamkeiten und Unterschiede. Die Kurven entblößen hier meist direkt auf den ersten Blick die Momente und Phasen, die unbedingt besprochen werden sollten. Oft treten Muster auf, die dann im weiteren Verlauf genauer betrachtet werden können.

Der Vorteil dieser Werkzeugs liegt darin, dass durch die Sammlung von faktischen Ereignissen, persönlichen High- und Lowlights und den persönlichen Emo-Kurven viele verschiedene Perspektiven vom Team bis zum Individuum auf den Tisch kommen. Die Kurven bringen zudem eine starke Visualisierung ins Spiel.

retrospektive tool retrograph

(Team-Kurven im Retrographen, Beispiel)

Weiter je nach Anforderung und Situation

In einer eher klassischen Retrospektive schließen nun die Phasen an, in denen es darum geht, Erkenntnisse aus den erhobenen Daten zu erheben und Maßnahmen zu erarbeiten. Das lässt sich an das Tool der Emo-Kurven gut anschließen. In größeren Workshops wie Jahres-Offsites haben wir die Emo-Kurven aber auch bereits öfter als ausgedehnte “Check-in”-Session genutzt. Alle Teilnehmer können dabei schon mal “abladen” was im vergangenen Jahr so passiert ist und aktualisieren noch mal für sich und andere, welche Höhen und Tiefen es gab.

Der Blick zurück macht in diesem Fall den Geist frei für Neues. Ein alter Job-Weggefährte sagte immer “Zukunft braucht Herkunft” – das passt auf den Einsatz von Retro-Emo-Kurven im Zusammenhang von großen Offsites ganz wunderbar.

Apropos größere Offsites: Das Tool funktioniert am besten mit 5 Teilnehmern. Natürlich haben wir aber auch oft Workshops mit 20, 25 oder mehr Teilnehmern. Das tolle an dem Tool ist, dass es sich sehr gut zentral für mehrere Kleingruppen anmoderieren lässt – wir unterstützen so etwas oft mit schriftlichen Arbeitsanweisungen, die die Kleingruppen dann mitnehmen können. Als Moderatoren können wir so locker 5 oder mehr Kleingruppen parallel durch die Emo-Kurven-Session führen. Das funktioniert längst nicht mit jedem Tool so gut.

Gerade die gezeichneten Kurven machen Spaß und bringen auf einfache Art und Weise gute Ergebnisse aufs Papier. Auch eine Rückpräsentation an die anderen Kleingruppen geht damit leichter von der Hand, als mit einem Poster, das nur aus Haftnotizen besteht.

Ich bin gespannt, ob Du den „Retrograph“ auch mal einsetzt. Und falls ja, schick doch mal ein „anonymisiertes“ Foto von den Kurven!

retrospektive tool retrograph

(Team-Kurven im Retrographen, Beispiel)

Weiterführende Links zu Methoden mit Zeitstrahl

Du hast immer noch nicht genug von diesem Tool oder willst dich durch Retrospektiven-Werkzeuge klicken? Bitteschön, hier sind noch ein paar Links:

 

Valentin Heyde

Valentin Heyde

Als Berater und Moderator arbeitet Valentin an der Schnittstelle von Kommunikation, Strategie und Innovation. Mit Heyde Ventures berät er Mittelständler, Konzerne, Startups und Einzelpersonen wie CEOs oder Stifter. Berufstätig seit 1997, arbeitete er fünf Jahre als freiberuflicher Journalist für das FOCUS Magazin, produzierte Web-TV-Shows für AOL Deutschland und wechselte 2003 dann in die PR- und strategische Kommunikationsberatung. Gute Geschichten und Storytelling sind ihm ein Herzensthema, das er unter anderem als Dozent an der Hamburger Akademie für Publizistik weiter gibt. Valentin Heyde ist Diplom-Politologe, Fotograf und Mitgründer von kleinerdrei. Er lebt mit seiner Frau und seinen beiden Kindern in Hamburg.

www.valentinheyde.de
Kontakt auf Xing
Valentin Heyde
Kategorie: Toolbox

von

Als Berater und Moderator arbeitet Valentin Heyde an der Schnittstelle von Strategie, Innovation und Organisationsentwicklung. Er berät Mittelständler, Konzerne, Startups und Einzelpersonen wie CEOs oder Stifter. Berufstätig seit 1997, arbeitete er fünf Jahre als freiberuflicher Journalist für das FOCUS Magazin, produzierte Web-TV-Shows für AOL Deutschland und wechselte 2003 dann in die PR- und strategische Kommunikationsberatung. Gute Geschichten und Storytelling sind ihm ein Herzensthema, das er unter anderem als Dozent an der Hamburger Akademie für Publizistik weiter gibt. Valentin Heyde ist Diplom-Politologe, Fotograf und lebt mit seiner Frau und seinen beiden Kindern in Hamburg. www.valentinheyde.de Kontakt auf Xing

3 Kommentare

  1. Pingback: Schatzkiste 41 – Angst, Retrospektiven, Komplexität – CompanyPirate

  2. Pingback: Treasure 41 – Anxiety, Retrospectives, Complexity – CompanyPirate

  3. Julia Wieland sagt

    Vielen Dank für das Teilen dieses Tools. Ich habe es mehrfach eingesetzt und war jedes Mal begeistert, wie wirksam es ist. .

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.