Wenn von Tagungen oder Unternehmenskonferenzen die Rede ist, denken viele an Frontalvorträge, Panel-Diskussionen und wenig echte Beteiligung. Dabei können Großgruppenformate ganz anders aussehen: lebendig, interaktiv, bewegend. In diesem Beitrag zeigen wir in einem ersten Entwurf, worauf es bei der Moderation von Großgruppen wirklich ankommt und warum eine sehr genaue Vorbereitung über den Erfolg der Veranstaltung entscheiden kann. Aus der Praxis, mit Beispielen, konkreten Tipps und dem Blick fürs Wesentliche. Für alle, die mit 30 bis 300 Menschen etwas in Bewegung bringen wollen. Und weil wir gerne lernen, versuchen wir diesen Artikel regelmäßig zu aktualisieren.
Unternehmenskonferenz? Tagung? Großgruppen-Workshop?
Großgruppenformate kommen immer dann ins Spiel, wenn viele Menschen beteiligt werden sollen – inhaltlich, organisatorisch oder kulturell. Solche Veranstaltungen sind oftmals Kickstart oder Wendepunkt für abteilungs- oder unternehmensweite Initiativen. Sie sind wegweisende Events, die ein Momentum erzeugen und für Aufbruch und Bewegung sorgen sollen.
In Organisationen, die solche eine Veranstaltung planen, wird in diesem Zusammenhang häufig von (interner) Tagung oder Konferenz gesprochen. Interessanterweise nie von Workshop, weil es anscheinend nicht funktionieren kann, so viele Menschen in eine Workshop-Atmosphäre zu versetzen. In unserem Facilitation-Jargon laufen solche Events unter “Großgruppe”.
Und wenn wir von “Großgruppe” sprechen, sind in unserem Verständnis zwei Kriterien erfüllt:
- Viele Teilnehmer*innen: Während “normale” Workshops in der Regel zwischen 5 und ca. 30 Teilnehmer*innen haben, nehmen bei einer Großgruppe meistens zwischen 30 und 200 Personen teil, manchmal auch mehr.
- Hohe Interaktionsdichte: Während die meisten Konferenzen oder Tagungen eher aus Frontalelementen wie z.B. Vorträgen bestehen und die Besucher*innen meist eine passive Rolle haben, sind Großgruppenformate darauf ausgelegt, alle Teilnehmer*innen aktiv zu involvieren.
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Großgruppen: Formate, die bewegen
Wenn wir für eine Großgruppen-Moderation angefragt werden, geht es in Organisationen, Fachbereichen oder Abteilungen meistens um zwei grobe Zielrichtungen: Menschen zusammenbringen und Themen voranbringen. Beide Aspekte und Ziele greifen meist ineinander.
- Einen Raum für Vernetzung schaffen: Es sollen Vernetzung und Austausch gefördert und das Verständnis für die Aufgaben und Sichtweisen anderer verbessert werden. Statt ein konkretes Ergebnis zu erarbeiten, stehen oft Austausch, Begegnung und das gemeinsame Erleben im Vordergrund. Es geht darum, neue Verbindungen zu ermöglichen oder schwache Verbindungen zu stärken. Wir versuchen in Großgruppen-Veranstaltungen immer eine Atmosphäre zu schaffen, in der ein offener Austausch ermöglicht und Vertrauen aufgebaut wird.
- Einen Raum für Mitgestaltung öffnen: Es soll die Intelligenz der Vielen genutzt werden, um gemeinsam nach Lösungen zu suchen, neue Ideen zu entwickeln oder Bestehendes zu hinterfragen. Wenn alle Beteiligten sich aktiv einbringen, ihre Perspektiven sichtbar machen und ihren Input geben können, werden Initiativen von einer breiteren Basis getragen. Die (Gründe für) Veränderungen werden oft nachvollziehbarer, und die Akzeptanz von Entscheidungen steigt.
Erfolgsfaktoren für eine gelungene Großgruppen-Veranstaltung
Eine Großgruppe ist in unserem Verständnis also ein Format, das (sehr) viele Teilnehmer*innen in Bewegung und Interaktion bringt. Also quasi ein hochskalierter Workshop. Wobei dieser Vergleich natürlich hinkt, denn es gibt in Planung und Durchführung sehr viele Punkte, in denen sich diese beiden Formate unterscheiden.
Wir sehen Großgruppen nicht als „Showbühne“, sondern als Möglichkeitsraum. Unsere Rolle ist es, diesen Raum so zu gestalten, dass Menschen sich zeigen, begegnen und gemeinsam in Bewegung kommen können.
Aus unserer Erfahrung mit vielen Großgruppen zwischen 50 und 200 Teilnehmer*innen möchten wir dir ein paar Punkte vorstellen, die du bei der Konzeption und Moderation deiner Großgruppen-Veranstaltung beachten solltest. Jetzt sind es fpr den Moment erstmal 12 Punkte, aber da kommen sicher noch welche dazu.
Mehr als nur Moderation: Prozessberatung statt Workshop-Planung
Zuallererst: Die Konzeption von Führungskräfte-Events, Bereichstagungen oder unternehmensweiten Zusammenkünften erfordert viel mehr Weitsicht, Detailplanung und Vorlaufzeit als ein “normaler” Workshop. Deswegen ist unsere Rolle in solchen Formaten auch nicht nur die der Moderation, sondern vor allem auch des Prozessbegleiters. Wir sehen uns in der Konzeption solcher Veranstaltungen als Bindeglied zwischen Auftraggeber*in (Gastgeber*in), Organisationsteam und den Teilnehmer*innen. Entsprechend spielen für uns drei große Fragen in diesem Prozess eine wichtige Rolle:
- Aus Sicht der Auftraggeber*innen: Zahlen wir mit dem, was wir für diesen Tag planen, auf das Ziel der Veranstaltung ein?
- Aus Sicht des Organisationsteams: Wie stellen wir sicher, dass die Organisation rund läuft und das Event im Budgetrahmen bleibt?
- Aus Sicht der Teilnehmer*innen: Wie sorgen wir für eine perfekte “User Experience” des Events – von der ersten Einladungsmail bis zur Nachkommunikation?
Weitsichtige Konzeption: auf die Kleinigkeiten kommt es an
Für Unternehmenskonferenzen oder Führungskräfte-Events mit so vielen Teilnehmer*innen braucht es eine langfristige Planung. Schließlich sind deren Terminkalender meist randvoll, und auch die Locationsuche in dieser Größenordnung ist oftmals herausfordernd. In der Regel beginnen die Planungen für Großgruppenveranstaltungen vier bis neun Monate im Voraus.
Auch für uns ist in der Konzeption eine längere Planungs- und Vorlaufzeit wichtig, denn nach dem ersten Briefing finden – anders als bei Workshops – oft viele Abstimmungsschleifen mit dem Orga-Team statt. In diesen Meetings diskutieren wir nicht nur den inhaltlichen Ablauf. Eine Grobagenda ist meist schnell gemacht. Zeitintensiv ist eher die Feinplanung: Inwiefern lässt sich diese oder jene Methode umsetzen? Was braucht es dafür? Was müssen wir räumlich, zeitlich, mengenmäßig beachten?
Hier gilt es, auch die vermeintlichen Kleinigkeiten im Blick zu behalten: Material-Beschaffung, Aufbau am Vorabend, Briefing möglicher Helfer*innen, Chaosvermeidung in der Registrierung-Zone, Garderobensituation, Wegeführung in Essens- und Pausensituationen, Brandschutz- und Fluchtwegs-Bestimmungen – das sind nur einige Beispiele für Themen, die jenseits des Inhaltlichen liegen und die trotzdem sorgsam bedacht und durchdacht sein sollten. Am Ende ist immer mehr zu tun, als man sich das vorgestellt hat, deswegen empfehlen wir auch immer, dass sich auf Kundenseite ein 2-3-köpfiges Orgateam um die Vorbereitungen und die Details kümmert.
Klingt das bis hier, als ob Großgruppen-Veranstaltungen wahnsinnig aufwendig und umfangreich in der Vorbereitung sind? Ja, meist ist das so. Aber es gibt für Events mit vielen Teilnehmer*innen auch "leichtgewichtige" und aufwandsarme Möglichkeiten - zum Beispiel mit einem unternehmensinternen Barcamp-Format.
Auftrags-Schärfung: ein klares Ziel finden
Die ersten Fragen, die wir im Kick-Off mit unseren Auftraggebern besprechen, sind die Fragen nach dem “Warum?” und dem “Was?”: Warum braucht es diese Veranstaltung? Was soll mit dieser Veranstaltung erreicht werden? Was soll ermöglicht werden? Was sollen die Teilnehmer*innen an diesem Tag erleben? Geht es um Vernetzung und Austausch, oder braucht es “handfeste” Ergebnisse? Außerdem ist es hilfreich, schon einige Stichworte zum “Wie?” zu bekommen. Allerdings weniger auf einer operativen, methodischen Ebene, sondern eher auf einer höheren Flug-Ebene, z.B. Wie hoch darf und soll der Spaßfaktor sein?
Von einer guten Auftragsklärung zu Beginn profitieren beide Seiten: wir als Moderations-Team lernen Anlass, Kontext und Ziel der Veranstaltung kennen und können unsere Rolle als Prozessbegleitung besser ausfüllen. Aber auch die Auftraggeber*innen kalibrieren sich und ihre Erwartungen neu, wenn wir darüber sprechen, was eine solche Veranstaltung leisten kann (und was nicht) oder wie es nach dem Event inhaltlich weitergehen soll.
Es hilft also, sich bereits vor Beginn der Planungen des Tages auch mit dem “Davor” und “Danach” zu beschäftigen und insgesamt drei Ebenen zu berücksichtigen::
- Vor der Veranstaltung: Was ist der Anlass für diese Veranstaltung? Warum soll sie (genau jetzt) stattfinden? In welchem Kontext ist diese Veranstaltung wichtig?
- Das Großgruppen-Event: Was ist das Ziel der Veranstaltung? Worum soll es an diesem Tag/diesen Tagen gehen – und worum auch nicht? Was erwartet die Teilnehmer*innen – und was wird von ihnen erwartet? Wozu sollen sie beitragen?
- Nach der Veranstaltung: Wie sieht der Blick in die Zukunft aus? Wie geht es nach der Veranstaltung weiter? Was geschieht mit den Ergebnissen?
Erwartungsmanagement: den richtigen Rahmen setzen
Eine gute Auftragsklärung macht auch das Erwartungsmanagement in Richtung Teilnehmer*innen leichter – sowohl in der Einladungs-Kommunikation im Vorfeld als auch in der Intro am Veranstaltungstag. Meist entwickeln wir hier auch gemeinsam mit dem/der Auftraggeber*in Stichpunkte für einen kurzen Begrüßungs-Impuls, um zu Beginn des Tages ein gutes Framing zu setzen.
Dieses Einrahmen der Veranstaltung beginnt aber bereits mit der ersten inhaltlichen Einladungsmail an die Teilnehmer*innen. Unserer Meinung nach ist es wichtig, einen guten Spannungsbogen aufzubauen und Lust auf die Veranstaltung zu machen – von der ersten Save-the-date-Mail bis hin zum letzten Reminder kurz vor der Veranstaltung.
Einladung: motivierender “Klappentext” statt Agenda
Wir raten eigentlich immer davon ab, im Vorfeld eine “klassische” Agenda an die Teilnehmer*innen zu versenden, die rational auf stichpunktartig formulierte Themen und einzelne Zeitblöcke abzielt. So eine Übersicht reduziert die Einladung auf das Sachliche: Wann machen wir an diesem Tag was und wie lange dauert das? Zudem wird dadurch ein zeitlicher Ablauf “in Stein gemeißelt”, der eine flexible Umplanung während der Veranstaltung erschweren kann.
Mehr Motivationspotenzial liegt unserer Meinung nach in einem ansprechend formulierten Ankündigungstext, der nicht nur auf der Sachebene spielt, sondern auch beantwortet, warum dieser Tag wichtig ist und wie wir gemeinsam an den Themen arbeiten wollen. In diesem Text formulieren wir kurz Anlass und Ziel der Veranstaltung und geben ein paar organisatorische und orientierende Rahmendaten (Location, Anfahrt, Startzeit, Endzeit). Ansonsten aber versuchen wir die Inhalte eher weich zu transportieren und die Einladung in einem Ton zu formulieren, der Lust auf das Event macht. Wie bei einem Buch, dessen Klappentext schließlich auch nicht verrät, was genau auf Seite 48 geschieht, sondern in aller Kürze skizziert, was die Leser*innen erwartet.
Ein Einblick aus der Praxis: Für die hier beschriebene Veranstaltung haben wir beispielsweise in der zweiten Ankündigungsmail alle Leute gebeten, Requisiten von zu Hause mitzubringen, um einen Materialfundus aufzubauen, auf den alle in der inhaltlichen Bearbeitung einzelner Themen zurückgreifen können.
Ortsbesichtigung: Fotos ersetzen keinen Location-Check
Manche Kleinigkeiten haben sehr große Auswirkungen. Für Workshops lassen wir uns im Vorfeld meistens Fotos der Räumlichkeiten zuschicken, manchmal auch einen Grundriss, damit wir ein Gefühl für den Raum, den Platzbedarf, Bestuhlungsoptionen oder die Möglichkeit für raumgreifende Spiele bekommen. Bei Großgruppen-Veranstaltungen reichen Fotos in der Regel nicht aus. Sofern nichts Gravierendes dagegen spricht, ist eine Ortsbegehung unerlässlich.
Hierzu ein kleines Praxisbeispiel: Für eine Veranstaltung mit 130 Führungskräften hatten wir als Modul einen Deep Talk geplant. Die Fotos der Location sagten uns: es gibt im Hauptraum und im Foyer ausreichend Platz dafür. Aber während der Ortsbesichtigung merkten wir schnell, dass die Akustik im Foyer katastrophal war, und alle Personen im Hauptraum zu platzieren, hätte für eine unangenehme Enge (und vermutlich auch Lautstärke) gesorgt, die die intime Gesprächsatmosphäre dieser Methode komplett zerstört hätte. Also haben wir uns für eine andere Methode entschieden. Ohne Vor-Ort-Termin hätten wir am Durchführungstag vermutlich eine böse Überraschung erlebt und spontan eine andere Lösung finden müssen. Spontanes Umplanen ist bei Großgruppen allerdings deutlich schwieriger als in normalen Workshops.
Bei der Ortsbegehung, bei der meist auch ein*e Verantwortliche*r aus der Location dabei ist, lässt sich auch klären, ob es bestimmte “House Rules” gibt, die wir zu berücksichtigen haben. Bei einer Veranstaltung wurde beispielsweise Wert darauf gelegt, dass keine Getränke mit in den Hauptraum genommen werden dürfen. Auch eine wichtige Kleinigkeit mit weitreichenden logistischen Folgen, die man nicht erst am Veranstaltungstag erfahren möchte …
Drehbuch statt Agenda: Szenen und Übergänge planen
Wie schon erwähnt, ist eine Grob-Agenda meist schnell entwickelt. Viel anspruchsvoller ist es zu überlegen, wie genau diese oder jene Methode mit 150 Leuten umgesetzt wird. Zum Beispiel: Wie teilen wir im Rausgehen vor der Kaffeepause schnell Fünfer-Teams für ein Spiel nach der Pause ein? Wie sorgen wir für einen schnellen Abbau der Stuhlreihen, wenn wir direkt nach dem Impulsvortrag Platz für soziometrische Aufstellungen brauchen?
Was sich in einem Workshop notfalls noch improvisieren lässt, braucht für eine Großgruppe genauere Planung. Unsere Moderations-Skripte sehen daher für solche Veranstaltungen eher aus wie Drehbücher, in denen einzelne Szenen, Abläufe und Übergänge genau beschrieben sind. Welche Umbauarbeiten geschehen während der Pause? Wer kümmert sich darum? Welche Materialien für die Folge-Session räumen wir während der laufenden Session wohin?
In Großgruppen arbeiten wir oft mit unterstützenden Folien, auf denen die jeweilige Aufgabe bzw. Interaktionsfrage steht. Entweder als Powerpoint-Datei, oder als handgeschriebener Zettel, der mittels Dokumentenkamera auf die Leinwand projiziert wird. Wenn wir die Teilnehmer*innen in schnelle Tandem-Dialoge bringen oder die Regeln eines Spiels erklären, hilft es, wenn diese Fragen und Informationen dauerhaft für alle zu lesen sind. In unserem Skript stehen dann oft auch jeweils die Nummern der Folien, die wir an welcher Stelle zeigen.
Präzise Anmoderationen und klare Anweisungen
Präzise Anmoderationen sind ein weiterer wichtiger Aspekt, der die Moderation von Großgruppen von einer Workshop-Situation unterscheidet. Während wir in einem Workshop einen überschaubaren Gesprächsraum halten müssen, einzelne Fragen oder Arbeitsaufträge nachschärfen und umformulieren können, muss in einer Großgruppenmoderation mit Bühnensituation jeder Satz sitzen. Es braucht klare, kurze Anweisungen, die für alle sofort verständlich sind. Das gilt insbesondere, wenn wir Großgruppen in Englisch moderieren. Von der Bühne aus drei verschiedene Versionen der Frage in den Raum zu werfen ist ein sicherer Weg, Fragezeichen in die Gesichter zu bekommen und Rückfragen zu produzieren: Hä? Was sollen wir jetzt machen?
Ein großer Vorteil von begleitenden Präsentationen ist, dass sie uns im Vorfeld auch dazu zwingen, die jeweilige Aufgabe und Anmoderation klar und präzise zu beschreiben. Es gilt der Grundsatz: Every word is optional, until proven essential.
In unserem Blog findest du unter dem Hashtag #großgruppe
Artikel zu einigen unser Großgruppen-Projekten und Methoden, die wir gerne einsetzen.
Zeitplanung: Pausen und Transfer-Zeiten mitdenken
Der Klassiker in Workshops sind die schnelle Bio-Pause oder eine 15-minütige Kaffeepause. Das ist bei Großgruppen aber unrealistisch. Dort planen wir die Pausen in der Regel mit 30 Minuten. Kleiner Tipp für die Ortsbegehung: Wenn ihr die Location besichtigt, schaut euch die Laufwege fürs Catering an und checkt die Anzahl der Toiletten. Vielleicht gibt es ja auch 2-3 Kaffeevollautomaten in der Lobby? Und dann rechnet mal aus, wie lang es braucht, wenn sich die Hälfte der Teilnehmer*innen in der Pause mal eben schnell einen Latte macchiato zubereiten möchte 😉
Zeitlichen Puffer einzuplanen gilt übrigens auch für Wegezeiten: Wenn alle Teilnehmer*innen in eine Breakout-Session gehen, muss man die Transfer- und Orientierungszeit in den Raum und vom Raum zurück in die Hauptsession mitplanen.
Kleine Randbemerkung: Pausenzeiten für die Teilnehmer*innen sind für uns Moderatoren meist intensive Arbeitszeiten, da wir hier Räume umbauen, die nächste Session vorbereiten oder ein Ohr an den Teilnehmer*innen haben, um ein Gefühl für die Stimmung zu bekommen.
Die Großgruppe steuern: spezielle Großgruppen-Methoden-Hacks
Wer uns kennt weiß, dass wir ein ziemlich großes Repertoire an Methoden haben – für kleinere Workshops und für große Gruppen. Viele Übungen und Methoden, die in Workshops funktionieren, lassen sich auch in Großgruppen anwenden. Allerdings braucht es hier entsprechende Anpassungen. Manche Aktivitäten sind aber wie für eine Großgruppe geschaffen, und sie helfen uns verlässlich, eine große Gruppe zu steuern. Zwei Beispiele: Mit dem „Poetry Slam Applaus“ sorgen wir direkt zu Beginn für eine energiegeladene Atmosphäre, die „Hände-hoch-Moderation“ hilft uns, schnell Ruhe und Disziplin in eine Großgruppe zu bekommen.
Und weil wir oben schon über die Pausenzeiten geschrieben haben: Fünf Minuten vor Ende einer Pause gehen wir durch die Menge, sprechen (möglichst weit vom Hauptraum entfernt) gezielt ein paar Personen an, dass es jetzt gleich weitergeht, und bitten sie, im Reinkommen möglichst viele andere Personen “mitzunehmen”. Idealerweise haben wir dann einen Schneeball-Effekt, und alle Teilnehmer*innen sind relativ schnell zurück im Hauptraum.
Wer uns kennt, weiß auch, dass wir gerne neue Sachen ausprobieren. Und je nach Thema der Veranstaltung macht es Spaß, Methoden oder Spiele auf die jeweiligen Themen anzupassen oder neue Interventionen zu entwickeln, die leichtfüßig und spielerisch auf das Ziel des Tages einzahlen. Unser Blick fürs große Ganze und die Liebe zu Detail zeigt sich zum Beispiel auch daran, dass wir im Vorfeld auch gerne das Gespräch mit Impulsgebern oder externen Keynote-Speakern suchen (wenn es welche gibt), um zu wissen, worüber sie sprechen – und entsprechende Übungen auszuwählen, die daran anschlussfähig sind und die Botschaften des Vortrages aufgreifen. Oder es zeigt sich daran, dass wir stundenlang Schilder für Themeninseln malen, schreiben, bauen, wie du hier beispielsweise sehen kannst.
Menschen in Bewegung bringen: Beteiligung braucht Struktur
In Workshops wie in auch in Großgruppen braucht es methodische Strukturen, um möglichst alle Stimmen sichtbar zu machen und auch den “Leisen” eine Möglichkeit zu geben, sich einzubringen. In beiden Settings arbeiten wir viel mit Tandems und Kleingruppen. Während sich in Workshops aber einige Themen noch in großer Runde besprechen lassen oder spielerische Übungen gemeinsam im Plenum reflektiert werden können, ist dies in Großgruppen kaum möglich.
In Workshops sitzen (idealerweise) nur Personen, die alle zu einem Thema beitragen können. In Großgruppen kann es sein, dass nicht jedes Thema für jede*n interessant oder relevant ist. Hier braucht es Strukturen, um allen zu ermöglichen, sich zu einzubringen, ihr Wissen zu teilen und von anderen zu lernen.
In Workshops lassen sich unter Umständen die Ergebnisse von Kleingruppenarbeit noch für alle vergemeinschaften und zurück präsentieren, in Großgruppen braucht es hierfür andere Formate wie Poster-Sessions, Marktplätze oder Gallery Walks.
Dies sind nur drei Beispiele, warum in Großgruppen oft ganz andere Methoden zum Einsatz kommen und wir häufig mit Formaten wir Open Spaces, Barcamps oder Themeninseln arbeiten, an denen gemäß dem Gesetz der zwei Füße die Teilnehmer*innen eigenverantwortlich, aber in einem gegebenen Zeitrahmen ihre Schwerpunktthemen bearbeiten können.
Dokumentation und Follow-up mitdenken: Was danach passiert
Welche Ergebnisse soll der Tag bringen? Wie geht es nach dem Tag weiter? Das sind zwei wichtige Fragen, die wir schon im Rahmen der Auftragsklärung diskutieren, um herauszufinden, inwieweit die Veranstaltung eher weiche oder eher handfeste Ziele verfolgt. Oder anders formuliert: wo und wie intensiv eine Dokumentation erfolgen muss.
Denn nicht alles muss unbedingt dokumentiert werden. Gute Gespräche in Tandems oder Kleingruppen, individuelle Lernerfahrungen bei der Marshmallow-Challenge oder dem Energieball-Spiel müssen nicht zwangsläufig inhaltlich festgehalten werden. Als Erlebnis bleiben sie in der persönlichen Erinnerung und können zu einem gemeinsamen Referenzpunkt werden. Wir unterstützen diese Erinnerung durch begleitende Mood-Bilder, die wir von einzelnen Sessions machen. Diese atmosphärischen Fotos kann der/ die Auftraggeber*in auch für die interne und externe Kommunikation nutzen.
Was aber an inhaltlichen Punkten dokumentiert werden sollte, dokumentieren wir. Sei es in Form von Fotoprotokollen der Ergebnis-Poster oder als KI-generierte Summary einzelner Diskussionen. Letztlich ist die Dokumentation der Veranstaltung kein Selbstzweck, sondern eine Basis, auf der im Nachgang weiter gearbeitet wird. Und wenn die Ergebnisse der Kleingruppen-Arbeit dokumentiert werden sollen, dann ist es ein leichtes, der Gruppe ein Template zum Ausfüllen mitzugeben, das die wichtigsten Ergebnisse der Diskussion zusammenfasst.
Auch eine abschließende Bewertung des Tages ist für viel Auftraggeber*innen relevant. Hierfür nutzen wir oft eine kleine, kollektive Mentimeter-Umfrage am Ende des Tages, die wir dann in einem Fishbowl-Setting diskutieren oder als Aufstellung im Raum auswerten. Die Ergebnisse hier geben eine gute Orientierung, was für Folge-Veranstaltungen zu berücksichtigen ist.
Was unsere Auftraggeber*innen auf LinkedIn sagen:
> Operative Tagung KAEFER Deutschland Pro Services (Februar 2025)
> Fachbereichstagung Technology & Services / Die Techniker (Juni 2025)
> Bau- und Projektleitertagung KAEFER Industrie (Februar 2023)
Die Rolle der Moderation: Mehr als durchs Programm führen
In den meisten Workshops haben wir als Facilitatoren meist 3-4 Rollen: Als Moderator*in, führen wir durch den Tag und strukturieren Interaktionen. Als Berater*in analysieren, hinterfragen, empfehlen wir und geben inhaltliche Impulse. Als Mediator*in vermitteln wir bei unterschiedlichen Sichtweisen und Interessen und sorgen dafür, dass Gespräche nicht festfahren. Und als Entertainer*in sorgen wir für Spaß, Dynamik und Abwechslung. Über unsere verschiedenen Rollen in Workshops haben wir in diesem Artikel ausführlich geschrieben.
Bei Großgruppen-Veranstaltungen kommen aufgrund der Komplexität des Settings noch ein paar weitere Rollen hinzu.
- Wir begleiten den gesamten Prozess: Wir machen nicht nur die Agenda, sondern begleiten ab Beauftragung den gesamten Prozess, halten mit dem Orga-Team die große Klammer der Veranstaltung und achten auf die wichtigen Kleinigkeiten.
- Wir entwickeln ein inhaltliches Konzept: Wir erstellen in Abstimmung mit den Auftraggeber*innen ein Konzept für einen gelungenen, runden Tag: zielführend und ergebnisreich, aber auch abwechslungsreich und voller Erlebnisse. Das dramaturgische Konzept berücksichtigt in Ablauf, Struktur und Methodenauswahl die Ziele der Veranstaltung.
- Wir beraten und geben Impulse: Während des gesamten Prozesses sehen wir uns auch als Berater, angefangen von der Klärungs-Unterstützung zu Ziel und Inhalten der Veranstaltung bis hin zu Empfehlungen für die nächsten Schritte. Und natürlich geben wir auch während der Veranstaltung inhaltliche Impulse und spiegeln Beobachtungen, wenn es passt.
- Wir moderieren den Tag: Als Facilitator*innen öffnen und halten wir den Raum für die Interaktionen und steuern die Gruppe durch den Tag: präzise, präsent und flexibel, mit einen guten Auge für Zeit, Stimmungen und die Dynamik der Gruppe. Von der Bühne aus geben wir den Teilnehmer*innen inhaltliche, zeitliche und räumliche Orientierung.
- Wir sorgen für gute Stimmung: Durch inspirierende Spiele und Übungen mit Lerneffekten sowie spaßige und themenbezogene Energizer halten wir die Motivation der Gruppe hoch und sorgen für kurzweilige Erlebnisse.
- Wir vermitteln und koordinieren: Wir sind Ansprechpartner*innen für alle Beteiligten und verstehen uns als Schnittstelle zwischen den Akteuren – Gastgeber*in, Orga-Team, Helfer*innen-Team, Technik-Team, Catering-Team …
Fazit: Worauf es bei Großgruppenmoderation wirklich ankommt
Großgruppen-Moderation ist mehr als ein Event. Sie ist eine Einladung – zur Beteiligung, zum Austausch, zum Perspektivwechsel, zum gemeinsamen Gestalten. Für uns sind Großgruppen-Workshops eine tolle Gelegenheit, viele verschiedene Rollen auszufüllen. Und sie sind eine tolle Möglichkeit um zu zeigen, dass sich ein klassisches Tagungs- oder Konferenz-Setting aufbrechen und deutlich lebendiger gestalten lässt. Zusammenfassend hier nochmal die wichtigsten Aspekte, die du bei der Planung deiner Großgruppen-Veranstaltung berücksichtigen solltest:
- Zu Beginn für Klarheit in Umfang und Ziel sorgen.
- Ausreichend Zeit für Vorbereitung und Abstimmungen einplanen.
- Durch gute Kommunikation schon im Vorfeld Neugier auf die Veranstaltung wecken.
- Den gesamten Prozess im Blick behalten .
- Kleinigkeiten berücksichtigen.
- Methoden an Personenzahl anpassen und Implikationen durchspielen.
- Drehbuch entwickeln, Flows, Szenen, Übergänge choreografieren.
- Abwechslungsreiche Session-Dramaturgie gestalten.
- Die Zeit danach mitdenken und einen Ausblick geben, wie es weitergeht
Du hast etwas Großes vor?
Unternehmens-Konferenz?
Führungskräfte-Tagung?
Lass uns gerne sprechen und gemeinsam überlegen, wie wir deine Großgruppen-Veranstaltung wirkungsvoll und erlebnisreich unterstützen können.
Wir bringen langjährige Erfahrung in der Moderation von Großgruppenformaten mit – von der Konzeption über die Durchführung bis zur gezielten Nachbereitung. Egal ob 30 oder 300 Personen: Wir sorgen dafür, dass sich deine Investition in Beteiligung auszahlt mit einer sauberen Planung, viel Liebe fürs Detail und einem wachen Blick für das, was wirklich zählt.
Kleiner Bonus: 21 Großgruppen-Formate zum Nachlesen und Ausprobieren
Wenn du es bis hierher durchgehalten hast und du neben den hier vorgestellten Tipps und Tricks für Großgruppen-Moderation noch weitere methodische Inspiration suchst, dann möchten wir dir das virtuelle Kartendeck von Markus Schönell und Jacob Chromy vorstellen, das die beiden für ihren Online Tavernenabend “Das Momentum der Masse” zusammengestellt haben: ein Padlet mit 21 Großgruppen-Formaten, die dir bei der Konzeption deiner Großgruppen-Events helfen können.
Wenn du noch weitere Tipps & Kniffe für die Moderation von Großgruppen-Veranstaltungen hast oder in diesem Artikel wichtige Punkte vermisst, lass es uns gerne wissen.
