Unternehmensinterne Großveranstaltungen können eine ganz eigene Magie kreieren. Sie können Aufbruch und Veränderungen erlebbar machen. Sie können Vertrauen wachsen lassen und gegenseitiges Verständnis fördern. Sie können viele gleichzeitig informieren und inspirieren. Anders als in Workshops teilen viele Menschen gleichzeitig ähnliche Erlebnisse. Damit haben Unternehmenskonferenzen einen wichtigen Platz in Transformations- und Change-Vorhaben. In diesem Artikel geht es um Gelingensfaktoren solcher Corporate Events und praktische Tipps für Menschen, die eine Unternehmenskonferenz ausrichten dürfen. Die hier vorgestellten Punkte sind für uns Teil jedes Kick-off-Gesprächs. Die Konkretisierungen dieser Punkte schaffen Aha-Momente für die Auftraggeber*innen schon im Kick-off. Die Punkte sind aber auch gute Leitlinien, wenn ihr das Event ohne Begleitung durchführt. Dabei kann euch unser Company Conference Canvas helfen, den wir aus diesem Artikel entwickelt haben.
13 Gelingensfaktoren für Unternehmenskonferenzen
- Intentionen und Impact klären
Warum gibt es das Event und was soll hinterher anders sein? - Kontexte klären
Welche Ereignisse und Entwicklungen vor, während und nach dem Event sollten wir bei der Planung berücksichtigen? - Das Organisationsteam zusammenstellen
Wer soll das Event planen und durchführen und wen braucht es dafür? - Eventpartner und Technik wählen
Wer setzt Bühne, Technik und Raum um, und wie greifen Format und Produktion ineinander? - Teilnehmer*innen auswählen und im Blick behalten
Wer soll dabei sein, und wie bleiben ihre Perspektiven in der Planung präsent? - Das passende Konferenzformat finden
Inspirierend informieren oder interaktiv beteiligen? Was steht mehr im Vordergrund? - Die richtige Moderation finden
Was braucht es, um das Event lebendig zu machen? - Passende Speaker*innen finden
Welche Impulse braucht es und wer kann sie geben? - Die richtige Location finden
Welche Orte und Räumlichkeiten kommen in Frage? Inwiefern passen sie zu unserem Vorhaben? - Materialien organisieren
Welche Materialien brauchen wir bis wann und in welchen Mengen? - Die Unternehmenskonferenz kommunikativ begleiten
Wie können wir den Impact des Events kommunikativ größer machen? - Am Prozess arbeiten
Wie können wir den Blick behalten für das, was alles passiert? - Hand- und Fußabdruck hinterlassen
Wie machen wir das Event gesünder, vielfältiger, zugänglicher und klimafreundlicher? - Fazit zu Unternehmenskonferenzen
Du willst für dich selbst die Themen erarbeiten? Hier geht es direkt zu unserem Company Conference Canvas.
Intentionen und Impact klären
Key Question: Warum gibt es das Event und was soll hinterher anders sein?
Am Anfang einer Eventplanung klärt ihr idealerweise, warum es diese Unternehmenskonferenz, diese Tagung, diesen Fachtag, dieses Management-Forum überhaupt gibt. Was ist die ursprüngliche Idee und Intention für dieses massive Investment an Zeit, Geld und Manpower? Was soll hinterher anders sein? Inwiefern ist die Konferenz Teil eines größeren Transformations- oder Change-Vorhabens? Nicht selten gehen hier die Vorstellungen bei den Beteiligten weiter auseinander als angenommen und die Antworten sind erstaunlich diffus.
Die Klarheit über Erfolgsdimensionen hilft bei der Evaluation des Events im Nachgang. Statt euch allein an der Zufriedenheit der Teilnehmer*innen zu orientieren, könnt ihr über Befragungen erheben, inwiefern das Event Impact hatte.
Tipp #1: Um hier frühzeitig alle wichtigen Perspektiven kennenzulernen und eng abgestimmt zu sein, sollten bereits im Kick-off alle wichtigen Personen aus der Organisation zusammenkommen. Auch wir als Moderator*innen sind idealerweise dabei.
Tipp #2: Ein guter Test, wie zielgerichtet die Unternehmenskonferenz, Leadership-Tagung oder das Community-Summit schon angelegt ist, ist die Frage nach dem Titel der Veranstaltung. Gibt es bereits einen Namen und wie konkret ist dieser? Je austauschbarer der Titel, desto unklarer ist noch, was das Event erreichen und verändern soll.
Tipp #3: Macht die Evaluation zum Teil des Events (z.B. über Befragungen mit Mentimeter oder Take Aw.ai). Dann findet der Diskurs über die Wirkung schon direkt auf der Veranstaltung statt.
Kontexte der Unternehmenskonferenz klären
Key Question: Welche Ereignisse und Entwicklungen vor, während und nach dem Event sollten wir bei der Planung berücksichtigen?
Die Planung, Durchführung und Nachkommunikation einer Unternehmenskonferenz finden nicht im luftleeren Raum statt. Wir betrachten drei Kontextdimensionen:
- gesellschaftlich
- organisational
- individuell
Wenn das Event in Zeiten politischer Wahlen, konkreter geopolitischer Krisen oder auch sportlicher Großereignisse fällt, können solche gesellschaftlichen Ereignisse das Event beeinflussen. Ggf. tun sich besondere Chancen oder Risiken auf oder hochrangige Politiker*innen lassen sich als Speaker*innen gewinnen. Und bei einem Spiel der Fußball-Nationalmannschaft müsst ihr klären, inwieweit das geschaut wird.
Ähnlich verhält es sich beim organisationalen Kontext. Wechselt die*der Vorstandsvorsitzende, fällt die Unternehmenskonferenz in den Budgetprozess, in Ferienzeiten oder konkurriert sie mit einem zentralen Branchenevent? Das solltet ihr bedenken.
Individuell müssen Sabbaticals, Fortbildungen, Elternzeiten, Urlaubszeiten seitens des Organisationsteams beachtet werden. Wie immer kann dieser Kalender für einen ersten Blick recht hilfreich sein, denn er zeigt alle Schulferien und Feiertage aller Bundesländer übereinander gelegt.
Tipp #4: Erstellt eine 3×3-Übersicht (s. unten). Sammelt Informationen, die für eure Unternehmenskonferenz relevant sein könnten. Macht regelmäßig ein Update.
Das Organisationsteam zusammenstellen
Key Question: Wer soll das Event planen und durchführen und wen braucht es dafür?
Eine Business-Konferenz mit 50, 100 oder 500 Menschen zu konzipieren und durchzuführen, ist aufwendig und braucht meist mehrere Monate Vorlauf. Seitens des ausrichtenden Unternehmens erfordert das ein gut abgestimmtes Organisationsteam. In dem Team braucht es verschiedene Rollen – eine Person kann natürlich auch mehrere Rollen innehaben.
Die Rollen des Organisationsteams
- Visionär*in: behält die Idee der Veranstaltung und die Einbindung in übergeordnete Prozesse im Blick
- Event Owner*in: stellt sicher, dass das Team “on Track” bleibt; trifft auch schwierige Entscheidungen.
- Fachexpert*in: hat anerkannte Ahnung vom Thema der Konferenz und vom Kontext.
- Netzwerker*in: verantwortet die Kommunikation und die Schnittstellen nach oben, unten, zur Seite und nach außen.
- Produzent*in: als Organisationstalent laufen hier alle operativen Fäden zusammen.
Tipp #5: Wenn ihr als Organisationsteam neu zusammenarbeitet, hilft es diese und ggf. weitere Rollen mit den jeweiligen Aufgaben explizit zu vergeben.
Eventpartner und Technik wählen
Key Question: Wer setzt Bühne, Technik und Raum um, und wie greifen Format und Produktion ineinander?
Je größer ein Event wird, desto wichtiger wird ein professioneller Eventpartner. Dieser Partner kümmert sich um Dinge wie Technik, Bühne, Bühnenbild, Anmeldung der Teilnehmer*innen, Wegeleitungen, Einlass. Häufig haben Eventagenturen eingespielte Kontakte zu Bühnenmoderation, Speaker-Agenturen, Location-Anbietern oder Catering-Dienstleistern. Oft arbeiten sie auch mit euch an Markenthemen wie Tonalität, Naming oder Storyline, denn die prägen, wie Location, Technik und Bühnenbild ausgestaltet werden.
Nach unserer Erfahrung liegt der Schwerpunkt von Eventagenturen jedoch oft auf klassischen Frontalformaten. Mit partizipativen und sehr interaktiven Konferenz- und Tagungsformaten haben sie eher weniger Erfahrung.
Tipp #6: Je partizipativer es werden soll, desto wichtiger wird ein guter und frühzeitiger Austausch zwischen Großgruppenmoderation und Eventpartner. Denn Großgruppenmoderation greift häufig tief in die Eventproduktion ein, etwa bei Bestuhlung, Mikrofonierung im Plenum oder Licht im Saal.
Tipp #7: Arbeitet mit einem gemeinsamen „Regiebuch“, das Moderation, Technik und Organisationsteam gleichermaßen nutzen. Darin steht, was wann auf der Bühne und im Saal passiert, wer welches Mikrofon oder Material braucht, wann Licht und Screens wechseln und wer die Gesamtregie hat. Plant außerdem eine gemeinsame Technik-Generalprobe vor Ort ein.
Teilnehmer*innen auswählen und im Blick behalten
Key Question: Wer soll dabei sein, und wie bleiben ihre Perspektiven in der Planung präsent?
Die Frage nach dem Kreis der Teilnehmer*innen ist auf den ersten Blick meist klar. Denn eigentlich immer wisst ihr, wer auf jeden Fall kommen sollte. Aber schon beim Modus der Einladung wird es haarig: Sollen die Menschen verpflichtet werden, freiwillig kommen oder sich gar bewerben müssen? Soll oder kann es Platz für alle geben oder sollten die Plätze künstlich verknappt werden? Diese Fragen gilt es gründlich abzuwägen. Und mit den Folgeproblemen umzugehen: denn wenn ihr euch für Bewerbungen entscheidet, braucht es einen Bewerbungs- und Auswahlprozess. Und auch internes Marketing, zum Beispiel mit einer internen Landingpage oder einer eigenen Event-App.
Es passiert sehr leicht, das eigene Handeln an den Eigenlogiken der Organisation und der Eventplanung zu orientieren und die Perspektive der Teilnehmer*innen aus dem Blick zu verlieren. Um dem entgegenzuwirken, könnt ihr bestimmte Gruppen bzw. Unterschiede unter Teilnehmer*innen identifizieren. Das können strukturelle Unterschiede wie Hierarchien, Betriebszugehörigkeit, Alter, Geschlecht oder Zugehörigkeit zu bestimmten Organisationseinheiten sein. Es können auch einstellungsbasierte Unterschiede sein.
Marcus John Henry Brown von The Speakery empfiehlt Keynote-Speaker*innen, zum Beispiel das Publikum in drei Gruppen zu teilen.
- Gruppe 1: die Fans, Überzeugten und Unterstützer*innen
- Gruppe 2: die Unentschiedenen, die Zaungäste
- Gruppe 3: die Kritiker*innen, Zweifler*innen, Antagonist*innen
Adressiert Gruppe 2, ohne Gruppe 1 zu vergraulen. Es ist meist wenig erfolgreich, Gruppe 3 für sich zu gewinnen.
Tipp #8: Interessant wird es auch, wenn man den Kreis der Teilnehmer*innen über Wild Cards erweitert. Um gezielt junge Talente einzubinden und den Kreis besser zu durchmischen, hatten die Führungskräfte einer internen Führungskräfte-Tagung die Möglichkeit, eine zusätzliche Person aus der Organisation als „+1“ mitzubringen.
Tipp #9: Erstellt 3-7 Personas für eure Unternehmenskonferenz. Diese repräsentieren die relevanten Gruppen, die ihr adressieren wollt. Ihr könnt regelmäßig in die Rollen der Personas schlüpfen und so euer Handeln überprüfen.
Das passende Konferenzformat finden
Key Question: Inspirierend informieren oder interaktiv beteiligen? Was steht mehr im Vordergrund?
Soll es ein klassisches Konferenzformat mit vielen informativ-inspirierenden Frontalimpulsen, einem Diskurs unter Fachexpert*innen oder Vorgesetzten sein? Mit fester Bestuhlung und nur wenig Interaktion zwischen den Teilnehmer*innen? Dann empfiehlt sich eine Bühnenmoderation. Ein*e Bühnenmoderator*in moderiert die Programminhalte und fasst sie zusammen, führt den Diskurs auf der Bühne und hält die Aufmerksamkeit und Stimmung der Teilnehmer*innen hoch.
Soll der Schwerpunkt dagegen auf der Interaktion der Menschen, auf Austausch, Feedback, Diskurs, gegenseitigem Verständnis oder co-kreativ entwickelten Ideen liegen, braucht es eine Großgruppenmoderation, die den Raum für solches Zusammenwirken halten und die Intelligenz der Vielen zusammenbringen kann.
Tipp #10: Was hier nach Entweder-oder klingt, ist in der Realität meistens eine Mischform, die etwas mehr von dem einen oder dem anderen hat. Es braucht dann eine Moderation, die auf beiden Bühnen tanzen kann – oder zwei Moderationen.
Tipp #11: Versucht, die klassischen, frontalen Konferenzteile kompakt zu halten, damit ausreichend Platz für Austausch untereinander, Aneignung von Inhalten und gemeinsame Aktivitäten bleibt. Denn das bemängeln Besucher*innen von Unternehmenskonferenzen immer wieder.
Die richtige Moderation finden
Key Question: Was braucht es, um das Event lebendig zu machen?
Wenn ihr das Format der Unternehmenskonferenz bzw. den Schwerpunkt entschieden habt und wisst, ob ihr eher eine Bühnen- oder Großgruppenmoderation braucht, braucht es noch eine weitere Klärung hinsichtlich der Moderation. Inwiefern soll ein externe*r oder interne*r Moderator*in bzw. Moderationstandem oder ein Team verschiedener interner Menschen durch die Veranstaltung führen?
Auch hier sind Mischformen möglich. Bei uns ist es häufig so, dass wir als Tandem die Hauptmoderation der Großgruppe übernehmen. Diese wird durch Moderationen für einzelne Sessions ergänzt, die von Kundenseiten oder durch weitere Facilitator*innen gestaltet werden. Hierbei stehen wir als Sparringspartner zur Verfügung.
Wenn das Budget für eine externe Moderation der Unternehmenskonferenz nicht ausreicht, müsst ihr eine interne Lösung finden. Das kann z.B. jemand aus dem Organisationsteam sein. Manchmal sind auch Menschen in der Unternehmenskommunikation auf Bühnenmoderation geschult. Oder jemand mit Workshop-Erfahrung traut sich auch die Konzeption und Moderation von Großgruppen zu.
Für eine interne Moderation sprechen die deutlich höhere Expertise und Glaubwürdigkeit bei Fachthemen und die aktive Einbindung von Organisationsmitgliedern in die Moderation. Interne Moderator*innen sorgen für ein breiteres Set an Identifikationspersonen auf der Veranstaltung. Dagegen sprechen ein hoher Aufwand für die meist moderationsunerfahrenen Menschen aus der Organisation sowie ein höherer Aufwand, das Moderationsteam zusammen und abgestimmt zu halten.
Tipp #12: Um ein Moderationsteam gut abgestimmt zu halten, hilft es, eine gemeinsame Vorlage für die jeweiligen Sessions zu haben. Diese sollten zudem in geteilter Form vorliegen, sodass alle sehen können, was in den anderen Sessions passiert.
Tipp #13: Bei einem Moderationsteam passiert es leicht, dass jede*r nur auf die eigene Session schaut und die Übergänge, Anschlüsse und ggf. Umbauten schwierig werden. Hier braucht es besonderes Augenmerk seitens der Hauptmoderation oder des Organisationsteams.
Tipp #14: Wenn es für eure Unternehmenskonferenz eine interne Lösung braucht, findest du hier viele praktische Moderationstipps für Großgruppen von uns.
Tipp #15: Wenn eine externe Moderation nicht ins Budget passt, macht ein Moderations-Sparring Sinn. So erhält eure interne Moderation fachliches Feedback und neue Ideen, um sicher und inspirierend eure Unternehmenskonferenz zu moderieren.
Passende Speaker*innen finden
Key Question: Welche Impulse braucht es und wer kann sie geben?
Inspirierende und informative Impulsvorträge bereichern Unternehmenskonferenzen – vorausgesetzt, es sind nicht zu viele. Als Motto gilt: Lieber ein Vortrag zu wenig als einer zu viel. Andernfalls drohen schnell passive Konsumhaltung, Ermüdung, Überforderung.
Ein*e externe*r Keynote Speaker*in kann die Kirsche auf der Torte sein. Das erfordert eine intensive Recherche, Vorgespräche und vertragliche Verhandlungen. Auch zeitlich ist es ratsam, Keynotes frühzeitig anzufragen. Bekannte Sprecher*innen sind oft viele Monate im Voraus ausgebucht – und selbst wenn es nicht die Doppel-A-Kategorie ist, muss eine externe Keynote auch frühzeitig im Budget eingeplant sein – schließlich gehen die Honorare hier schnell ins Fünfstellige.
Neben Keynotes kommen gern auch Impulse aus der Organisation zum Einsatz. Die neue Strategie, ein neues Organigramm oder interne Programme werden präsentiert. Oder Kolleg*innen aus anderen Ländern oder Bereichen stellen etwas vor, das auch für dieses Publikum spannend ist. Solche Vorträge können auch parallel in verschiedenen Tracks laufen und den Charakter von Konferenz-Workshops haben. Hier ist der Übergang zur Teammoderation manchmal fließend.
Tipp #16: Interne Speaker*innen neigen zu einer anderen Verbindlichkeit als externe Keynote-Speaker*innen. Wir haben es schon diverse Male erlebt, dass Vorstände spontan absagen mussten oder Vorträge von Kolleg*innen kurzfristig gecancelt wurden. Bei internen Speaker*innen lohnt es sich, einen Plan B zu haben.
Die richtige Location finden
Key Question: Welche Orte und Räumlichkeiten kommen in Frage? Inwiefern passen sie zu unserem Vorhaben?
Einen guten Ort für das Event zu finden, ist eine Kunst für sich. Schließlich transportiert eine Location viele Themen unterbewusst. Eine alte Fabrikhalle wirkt anders als der Saal eines anonymen Tagungshotels. Eine urbane Location ermöglicht ein anderes Rahmenprogramm als ein Ort im Wald oder eine Turnhalle.
Auch weitere Dimensionen wie Lichtverhältnisse, Anfahrt oder Unterbringung sind wichtig. Je höher die Anforderungen an die Location sind (z.B. mehrere Tage, mehr als 100 Personen inkl. Übernachtungen sowie mehrere Räume unterschiedlicher Größen), desto frühzeitiger solltet ihr euch festlegen. 3-12 Monate im Voraus sind hier üblich.
Für die Durchführung sind zwei Aspekte entscheidend:
- Fassungsvermögen: Häufig passen deutlich weniger Menschen in einen Raum als vom Veranstaltungsort angegeben. Wenn ihr für Austausch, Erlebnisse und Ergebnisse sorgen wollt, braucht ihr mehr Platz, als ein eng bestuhlter Saal hergibt. Als Faustregel lässt sich ungefähr sagen: Wenn eine Location angibt, ein Saal sei für 400 Leute geeignet, dann ist in einem aktiven Großgruppenformat etwa bei ¼ bis ⅓ der Anzahl Schluss.
- Zusätzliche Räume: Für parallele Sessions sind weitere, kleinere Räume in der Nähe erforderlich. Häufig weiß man bei der Wahl der Location noch nicht, ob bzw. wie viele parallele Sessions tatsächlich stattfinden, muss es dennoch entscheiden. Schlussendlich gilt hier: die Location wird so früh gebucht, dass sie zur bestimmenden Hülle des Konzepts wird.
Tipp #17: Macht euch von der Location immer selbst einen Eindruck und verlasst euch nicht auf Fotos und Grundrisse. Ist das nicht möglich, könnt ihr euch auch eine Führung per Live-Video geben lassen.
Tipp #18: Idealerweise entscheidet ihr euch vor der finalen Location-Zusage für die Moderation und ein Grobkonzept. Auch uns als Moderator*innen hilft ein Vor-Ort-Termin sehr.
Materialien organisieren
Key Question: Welche Materialien brauchen wir bis wann und in welchen Mengen?
Sollen alle Teilnehmer*innen eine Tasche mit Notizbuch und Stift mit Logo plus inspirierende Goodies bekommen? Braucht jede der insgesamt 20 Kleingruppen-Sessions verschiedene Materialien? Wollt ihr einen Hoodie mit Unternehmenslogo für alle 90 Menschen in der jeweils richtigen Größe? Unternehmenskonferenzen sind komplexer als Workshops in kleiner Runde. Fast alles, was sonst mal eben so mitgemacht wird, erfordert in großen Gruppen eine logistische Planung. Das gilt auch für sämtliche Materialien.
Teammoderation, parallele Workshops und individuelle Präferenzen von Teilnehmer*innen sind Hinweise darauf, dass die Materialplanung komplizierter und aufwendiger werden könnte.
Neben der Planung solltet ihr auch die Ausgabe auf dem Event selbst durchdenken. Wann, wo und wie diese Materialien dann unter die Leute gebracht werden, sollte gut mit der Moderation abgestimmt werden. Wenn z.B. 100 Menschen eine Konferenztasche bekommen, wird es herausfordernder für die Moderation, etwas ohne Stühle in Bewegung zu machen.
Tipp #19: Menschen außerhalb des Organisationsteams haben oft wenig Einblicke in die nötigen Vorlaufzeiten für die Materialplanungen. Hier hilft es, frühzeitig Terminplanungen zu kommunizieren und Deadlines zu setzen. Die Planung der zentralen Materialien sollte ca. 1-4 Wochen vor dem Event abgeschlossen sein.
Die Unternehmenskonferenz kommunikativ begleiten
Key Question: Wie können wir den Impact des Events kommunikativ größer machen?
Eine Unternehmenskonferenz durchzuführen, ist aufwendig und kostspielig. Wenn ihr das Event kommunikativ begleitet, könnt ihr daraus viele gute Gelegenheiten entwickeln, um mit den Teilnehmer*innen oder anderen Menschen in Kontakt zu kommen.
Da ist zum einen die Kommunikation mit Teilnehmer*innen im Vorfeld. Das “Save the Date”, die Einladung und die Veranstaltungsdetails sind Standards. Aber vielleicht gibt es auch einen Aufruf zur Beteiligung (Call for Participation)? Oder wollt ihr möglichst wenig im Vorfeld enthüllen? Inwiefern soll es für die Unternehmenskonferenz einen Kommunikationskanal geben?
Das Event an sich bietet viele Gelegenheiten, Fotos und Videomaterial zu erstellen. Gruppenfotos, Fotos/Videos von gemeinsamen Teambuilding-Aktivitäten, Interviews mit zentralen Akteur*innen oder Speaker*innen. Wollt ihr eher auf Fotos von Teilnehmer*innen setzen, Personen zum Fotografieren abstellen oder eine*n Fotograf*in buchen? Oder eine*n VJ?
Fotos und Videos von der Konferenz eignen sich wunderbar, um das Konferenzerlebnis im Nachgang zu verlängern und bei den Menschen wieder in Erinnerung zu rufen. Manchmal erstellen Organisationen solche Fotos und Videos auch gezielt für die Kommunikation über soziale Medien. Z.B. um attraktiv für neue Mitarbeiter*innen zu werden. Hier braucht es dann meist dringend Formulare oder digitale Wege zur Fotofreigabe, die zur Veranstaltung unterschrieben werden müssen.
Teil der Kommunikation kann auch die Frage zur Dokumentation von Inhalten sein. Sollen Ergebnisse vom Bühnen-Teil, aus den Workshop-Sessions oder von Impulsgeber*innen erarbeitet und festgehalten werden oder geht es eher um Vermittlung von Inhalten, Diskussion und Austausch? Und wenn Ergebnisse erarbeitet werden sollen, was wird dann im Folgenden damit passieren?
Tipp #20: Bei der Kommunikation des Events hilft es, die Unternehmenskommunikation einzubinden. Die sind Profis für so etwas, kennen Konzepte und haben Kontakte.
Tipp #21: Um Ergebnisse festzuhalten und ggf. wieder in die große Diskussion zurückzuführen, gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten. Von Templates über Exit-Interviews bis hin zu KI-gestützten Tools wie Take Aw.ai.
Am Prozess arbeiten
Key Question: Wie können wir den Blick behalten für das, was alles passiert?
Eine Konferenz in einer Organisation zu gestalten, ist herausfordernd und riskant. Es kostet Zeit, Mühe und viel Geld. Es gibt Momente der Freude und der Lust, des Erfolgs und der Anerkennung. Es tauchen aber auch immer wieder überraschende Probleme und neue Möglichkeiten auf. Und es gibt verlässlich auch Frustrationen, Enttäuschungen und Erschöpfung. Sprich: eine Konferenz auszurichten bedeutet, tief in eine komplexe Prozessdynamik einzutauchen. Sich diesen Themen auch zu widmen, macht die Konferenz besser, lässt euch als Team wachsen und wirkt Burn-out entgegen.
Tipp #22: Nehmt euch als Organisationsteam vom Kick-off an regelmäßig (z.B. alle 2-4 Wochen) Zeit, um auf den Prozess zu schauen. Dabei hilft ein Denken in Zyklen. Wo stehen wir mit dem Vorhaben und als Team derzeit? Was hat sich seit dem letzten Treffen getan? Was erwarten und planen wir für den nächsten Zyklus?
Hand- und Fußabdruck hinterlassen
Key Question: Wie machen wir das Event gesünder, vielfältiger, zugänglicher und klimafreundlicher?
Wenn ihr nicht aktiv gegensteuert, wird eure Unternehmenskonferenz vermutlich wie viele andere: ein ungesundes, männerdominiertes, klima- und umweltschädliches Event. Überlegt euch, wie ihr euer Event gesünder, produktiver, vielfältiger und breiter zugänglich machen könnt. Denn Events sind immer auch Prototypen, die zeigen, dass es anders gehen kann. Sorgt z.B. für
- Weniger und gesünderes Essen mit mehr Obst und Gemüse, weniger Süßigkeiten und Teigwaren. Mehr vegetarisches und veganes, weniger Fleisch, Fett, Zucker und All-you-can-eat-Buffets.
- Mehr Vielfalt und bessere Zugänglichkeit: Mehr junge, weibliche, queere, nicht-weiße, behinderte Menschen auf der Bühne und gute Zugänglichkeit für Menschen mit besonderen Bedürfnissen.
- Weniger Emissionen und Müll: Vermeidet Anreisen per Flieger und Einzel-Pkws, sorgt für mehr Anreisen mit der Bahn und Fahrgemeinschaften. Achtet darauf, so wenig wie möglich Müll und Dinge zu produzieren, die nach dem Event entsorgt werden müssen.
Tipp #23: Wenn ihr Dinge anders macht, kann das Reaktanzen wecken. Hier helfen Augenmaß, ein gutes Framing und Leichtigkeit. Wenn es z.B. um Zukunft oder Veränderungen in der Organisation geht, könnt ihr darauf Bezug nehmen. Denn zukünftig mögen auch in der Organisation einige Dinge anders, ungewohnter und unbequemer werden.
Fazit zu Unternehmenskonferenzen
Erfolgreiche Unternehmenskonferenzen sind kein Zufall – sie entstehen durch bewusste Entscheidungen und sorgfältige Planung. Die größte Herausforderung liegt dabei nicht in der Logistik, sondern darin, von Anfang an den Mut zu haben, etwas Besonderes zu schaffen.
Unserer Erfahrung nach werden Corporate Events noch zu oft nach bewährten Mustern abgespult: Ein paar Keynotes, etwas Networking beim Buffet, fertig. Doch solche Veranstaltungen lassen viel Wirk-Potenzial ungenutzt. Die 23 Tipps zeigen einen anderen Weg auf – einen, der vielleicht mehr Aufwand bedeutet, aber auch deutlich mehr bewirken kann.
Der Schlüssel liegt im Paradigmenwechsel: Weg vom Event als Selbstzweck, hin zur Unternehmenskonferenz als Katalysator für Veränderung. Das bedeutet unbequeme Fragen zu stellen, etablierte Formate zu variieren und auch mal Widerstand auszuhalten – etwa wenn das Catering plötzlich anders aussieht oder die Moderation ungewohnte Wege geht.
Am Ende zahlt sich dieser Mut aus. Denn Konferenzen, die Menschen begeistern, schaffen etwas, was kein Intranet-Artikel und keine E-Mail kann: Sie machen Wandel spürbar, greifbar und emotional erlebbar. Sie verwandeln abstrakte Strategien in geteilte Erfahrungen und schaffen Verbindungen zwischen Menschen, die sonst nur per E-Mail kommunizieren.
Organisationen, die bereit sind, diesen Weg zu gehen, investieren nicht nur in ein Event – sie investieren in Momentum und Gestaltungsfreude.
Du bereitest gerade eine Unternehmenskonferenz vor und interessierst dich für ein Sparring? Dann melde dich gern bei uns.
Lade dir gern auch unseren Company Conference Canvas herunter.
