SessionLab: Das beste Tool für Workshop-Planung, Agenda-Erstellung und Methoden-Archivierung

Lesedauer 5 Minuten

Fast hätten wir einen eigenen Workshop-Planner entwickelt. Zu sehr nervte das Rumgebastel an Workshop-Skripts in Word, Excel oder Google Sheets. Gerade noch rechtzeitig sind wir über SessionLab gestolpert. So bleibt uns das Selbstentwickeln erspart, und wir können Euch ein tolles Online-Tool vorstellen, mit dem Ihr Eure eigene Workshop-Tool-Datenbank aufbauen könnt und kollaborativ rundum saubere Workshop-Skripte und Agenden stricken könnt.

Manchmal stehen auf der Workshop-Agenda, die wir den Teilnehmern morgens zeigen, nur drei, vier Punkte. Um so eine Agenda zu schreiben, kann man notfalls auch auf Hammer und Meißel zurückgreifen. Komplett anders ist das bei unseren Workshop-Skripts. Darin steht haargenau, was wir für wann geplant haben. Wer hat den Lead in der jeweiligen Session? Was für Material muss für die nächste Einheit bereit liegen? Wie viele Post-Its und Stifte braucht es in dieser und jener Übung und in welchen Farben?

Workshop-Planung mit Word und Excel nervt

In diesem Skript geht das ausformulierte Timing bis hinunter auf Minutenebene. Diese Skripte sind die Drehbücher für unsere Workshops und das Fundament unserer Arbeit mitten im Workshop und in der Vor- und Nachbereitung. Diese Dokumente sind zig Seiten lang und umfassen neben dem Timing auch unsere Material- und Packliste.

So weit so gut und eingespielt. Was aber gar nicht gut ist: Am Tag vor dem Workshop entscheiden, dass die Interaktionssession XYZ nun doch besser nicht von 9.07 Uhr bis 9.15 Uhr, sondern etwas länger – bis 9.20 Uhr – angesetzt sein soll. Für nur 8 Minuten Änderung heißt es dann in jedem folgenden Slot die Zeiten anpassen und im Vorbereitungsfieber hoffentlich keinen Fehler machen. Oder der Kunde verlegt den Start kurzfristig von 9.00 auf 8.45 Uhr. Das sind die Momente, in denen das vorher hübsch durchdeklinierte Skript plötzlich sehr viel Kugelschreiberwirrwarr ertragen muss. Nervkram.

Die hausgemachte Lösung ist keine Lösung

Eben dieser Nervkram brachte mich vor gut einem Jahr dazu, uns eine Workshop-Skript-Vorlage in einem Google-Spreadsheet zu bauen. Darin konnten wir zumindest gemeinsam arbeiten, kommentieren und dank einiger Formeln in der Tabelle passten sich die Zeiten halbwegs automatisch an, wenn irgendwo etwas geändert wurde. Diese Lösung ist allerdings auch ziemlich kaputt. Mussten wir vorher in Word-Dokumenten händisch Zeiten anpassen, mussten wir nun ständig schauen, ob es irgendwo eine Formel zerschossen hat. Immer noch ein Fortschritt. Aber noch lange nicht befriedigend.

Wenn man mit einem begnadeten Entwickler das Gemeinschaftsbüro teilt, denkt man gemeinsam ziemlich schnell: los, das muss sich mit ein bisschen schlauer Software doch besser lösen lassen. Bis hierhin könnte das die Gründungsgeschichte eines Komfortzonen-Workshop-Planungs-Tools sein. Dann aber stolperte Jörg über einen Link und teile ihn mit uns: SessionLab.

SessionLab – nah dran an der eierlegenden Workshop-Sau

Nach den ersten Tests war mir sofort klar, dass wir dieses Rad wohl doch nicht neu erfinden müssen – zum Glück! Robert Cserti und sein Mitgründer saßen vor einigen Jahren ebenso genervt vor ihren Workshop-Planungen (Cserti: “using Excel sheets for the session scheduling was just really a pain in the ass”).

Mit SessionLab haben sie über die letzten Jahre ein Online-Tool zur Workshop-Planung umgesetzt, dass schon weit mehr kann, als ich mir im ersten Schritt für eine gute Lösung gewünscht hätte. In dem Workshop-Planner können…

• Zeiten der Sessions wunderbar übersichtlich gepflegt werden.
• alle möglichen Informationen von der Zielsetzung einer einzelnen Übung, über benötigtes Material bis hin zu ausführlichen Anweisungen zur Durchführung hinterlegt werden.
• einzelne Personen zu bestimmten Abschnitten hinzugefügt werden.
• Kommentare ausgetauscht werden.

Das Team um Robert hat mittlerweile erkannt, dass ein wichtiger Bestandteil eine Datenbank rund um Workshop-Know-How ist. Session-Blöcke können öffentlich oder privat in eine Datenbank geschoben und für spätere Workshops “recycled” werden.

Viel Potential: Öffentliche und private Workshop-Tool-Datenbank

Im öffentlichen Teil dieser Datenbank wächst und wächst die Anzahl von brauchbaren Session-Blöcken, von denen man sich inspirieren lassen oder sie direkt in die eigene Workshop-Agenda übernehmen kann.

Wie bei vielen neuen Tools gibt es natürlich auch Hürden. In Word kann man einfach mal so etwas runter rattern und für viele ist das gewohnt. Wer SessionLab sauber benutzen will, hat erst mal etwas mehr Pflegearbeit zu leisten. Ich bin dennoch Fan und glaube, dass es sich lohnt, komplett auf dieses Tool umzusteigen.

Tool-Empfehlung: @SessionLab als eierlegende Workshop-Sau für die Workshop-Planung Klick um zu Tweeten

Was ich mir wünsche? Noch mehr Automation. Im Moment ist es zum Beispiel so, dass ich zu jedem Session-Block benötigtes Material aufschreiben kann. Das Tool generiert dann eine Materialliste, die aber einfach nur alle genannten Materialien hintereinander auflistet. Toll wäre, wenn ich einzelne Materialien wie “gelbe Post-Its” anlegen könnte und SessionLab zum Schluss eine Summe aller dieser Post-Its in die Liste schreibt.

Das beste Tool zur Workshop-Planung?

Das Gute ist: Robert und sein Team sind unfassbar offen für Feedback und Vorschläge – und obendrein total sympathisch in der Kommunikation via Mail oder Skype. Filip sitzt in Stockholm, Robert in Budapest. Ein kleines Software-Startup im Bootstrap-Modus mit dem festen Willen zur Weiterentwicklung und ohne Investorendruck im Nacken. Sie wollen einfach nur davon leben können und iterieren ihr Produkt immer weiter – ich wünsche ihnen, dass das klappt.

Ich bin gespannt und freue mich auf die kommenden Features. Auch weil die beiden so ansprechbar und bereit zur Fortentwicklung sind, steht für mich derzeit fest: SessionLab ist das beste Tool zur Workshop-Planung und Archivierung von Workshop-Tools. Es würde uns sehr freuen, wenn Du SessionLab mal ausprobieren würdest:

Jetzt ausprobieren. 

Wenn du Dich über diesen Link bei SessionLab anmeldest, bekommst Du eine 30-tägige Pro-Testversion, statt nur 15 Tagen. Wir nutzen das Tool jetzt bereits einige Monate und testen gerade den Team-Account. Wenn das wirklich unser zentraler Workshop-Planer wird, kämen 49 Euro im Monat auf uns zu. Aber genug der kalten Theorie: Am besten Du meldest Dich selbst einmal bei SessionLab an, probierst das Tool aus und machst Dir einen eigenen Eindruck.

Ach ja, Robert und Co schreiben übrigens auch einen schönen Workshop-Blog: blog.sessionlab.com.

Update: Robert bat mich per Mail noch mal einen Satz zur kostenlosen Nutzung zu ergänzen und das mache ich gerne. Den Basis-Account wird es für immer und ewig „for free“ geben. Nach der Nutzung des Test-Monats könnt Ihr ganz entspannt darauf umstellen – nur dann eben mit eingeschränkten Funktionen (siehe Screenshot).

Update 2, Januar 2017: Bei Veröffentlichung des Artikels hieß das beste Tool zur Workshop-Planung noch TrainedOn. Zum Jahreswechsel hat das Team den Namen zu „SessionLab“ geändert. Gefällt mir persönlich auch besser – der Name wurde hier überall ersetzt.