Hallo!
Wir haben Bock auf Großgruppe! Dieses Facilitation-Spezialthema liegt uns am Herzen – so sehr, dass wir ihm schon einmal eine ganze High-Five-Ausgabe gewidmet haben. Auch im Blog findest du dazu eine prall gefüllte Regalreihe. Und gerade gestern haben wir den ersten Entwurf eines längeren Artikels online gestellt, in dem wir über unsere Erfahrungen in der Vorbereitung und Durchführung von Großgruppen-Events berichten. Obendrein gibt’s die erste Version einer Landingpage für Konferenzen und Tagungen – für alle, die mit uns ein größeres Event planen und wirkungsvoll gestalten wollen.
Tollerweise durften wir dieses Jahr bereits eine ganze Reihe großartiger Großgruppen-Events konzipieren und moderieren:
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- Kick-offs für Führungsprogramme bei DESY und HHLA
- Eine Fachbereichstagung im Vorfeld einer Reorganisation bei Die Techniker
- zwei Management-Konferenzen als Teil eines Mergers
- Eine operative Tagung mit Messe für Projektleiter*innen und Partner bei Kaefer Deutschland Pro Services
Großgruppen faszinieren uns nicht nur, weil sie Spaß machen – sondern weil sie in Transformations- und Changeprozessen eine besondere Rolle spielen. Ob Konferenzen, Unkonferenzen oder andere Formate: Sie informieren, inspirieren und beteiligen viele. Sie sind Bühne für Akteur*innen, Forum für Neues, Katalysator für Wandel.
Hier werden Strukturen und Programme vorgestellt – und auf Resonanz getestet. Hier entsteht Austausch, Vertrauen wächst, gemeinsames Verständnis entsteht. Großgruppen bieten große Chancen – und sind zugleich anspruchsvoll und komplex. Auch das reizt uns.
In dieser Ausgabe: Sieben Großgruppen-Hacks als Sommerlektüre. Mögen sie dich inspirieren!
Bis bald Dirk, Jörg und Valentin
1. Engpässe antizipieren und Überraschungen reduzieren
Bei Konferenzen und Tagungen tauchen Probleme auf, die man in Workshops in kleinerem Kreis nicht hat. Wenn sich 100 Menschen zwei Kaffeemaschinen teilen müssen… Wenn 150 Personen durch einen engen Flur müssen… Wenn die Küche Spargel zubereitet und 170 Leute ganz pünktlich, gleichzeitig ihr Essen bekommen sollen, oder wenn die Küche mittags ein Viergängemenü für 80 Hungrige anbietet…
Es gibt aber auch Engpässe in der eigenen Arbeit:
- Wenn für nur eine Teil-Session 40 Tische im Raum gebraucht werden…
- Wenn die Vorständin nur für einen ganz kurzen Zeitslot da ist…
- Wenn eine längere Session unbedingt vor einer festen Pausenzeit beendet werden muss…
- Oder wenn die Technik mal wieder zum Bottleneck wird…
Wir schauen im Vorfeld immer sehr gezielt darauf, wo bei einem großen Event Engpässe entstehen könnten und versuchen, Alternativen dafür zu finden oder den Engpass irgendwie „einzupreisen“. Denn bei Großgruppen-Veranstaltungen ist es deutlich schwieriger zu improvisieren und mit organisatorischen Überraschungen umzugehen.
2. Mit Großgruppenformaten spielen
Kürzlich waren wir beim digitalen „Tavernenabend“ der LinkedIn-Gruppe Rollenspiel & Facilitation. Das Thema des Abends: Großgruppenformate und Live-Rollenspiele. Markus Schönell und Jacob Chromy hatten einen Haufen inspirierender Dinge auf einem Miro-Board dabei. Zu dritt haben wir dort absurde Großgruppenanlässe mit -formaten (Runde 1) bzw. Großgruppenformate mit Spielzügen (Runde 2) kombiniert. In Runde 2 haben wir z. B. das Townhall-Meeting mit Story Cubes kombiniert und vorgeschlagen, dass der CEO in seinem Impuls immer ein zufälliges Erzählwürfel-Symbol improvisiert einbauen muss. Das war nicht nur ein lustiger Abend. Wir wurden auch reich beschenkt. Alle 21 Großgruppenformate, die fiktiven Großgruppenanlässe sowie die Spielzüge sind in einem tollen Padlet abgelegt. Diese laden zum spielerischen Konzipieren von Großgruppen-Events ein und sind eine tolle Übersicht für Großgruppenformate. Nicht zuletzt wegen der visuellen Darstellung als Spielkarten.
3. Mit neuen Menschen leichter ins Gespräch kommen
Man wartet, steht herum und spricht nur mit denen, die man eh schon kennt. Passiert auch uns immer wieder, auf Netzwerktreffen oder Konferenzen.
Eine leichtgängige Art, das zu ändern, sind Gesprächsstarter-Karten. Bei der Registrierung erhält jede*r eine Karte mit einer Frage und dem Hinweis, diese Frage einer beliebigen Person zu stellen. Mit dieser Erlaubnis fällt es deutlich leichter, unbekannte Menschen anzusprechen. Ich stelle meine Frage und beantworte die meines Gegenübers. Dann tauschen wir die Karten und weiter geht’s mit einer anderen Person. Es ist dabei letztlich egal, ob die Leute bei den Fragen bleiben – Hauptsache, das Eis ist gebrochen. Und am Ende der Veranstaltung können alle ihre letzte Fragenkarte als Erinnerung mitnehmen.
Gute Fragen in Kartenform gibt es z.B. von Hotel Matze oder der School of Life. Oder du bedienst dich aus dem großen Online-Fundus an Check-in-Fragen und entwickelst einfach selbst solche Karten. Gesprächsstarter-Karten funktionieren übrigens auch generationsübergreifend wunderbar, zum Beispiel auf großen Familienfeiern. Selbst getestet und bewiesen 😉
4. Per Ding durch die Kleingruppen-Galaxie
Eine größere Gruppe von 160 Menschen bunt gemischt in gleich große Teams einteilen? Oder ein first-come-basiertes Ticketing-System für Sessions mit begrenzter Teilnehmer*innen-Zahl? Das Thema “Gruppeneinteilung” ist eine wiederkehrende Herausforderung in Großgruppen-Workshops. Wir haben kürzlich zufällig gemischte Kleingruppen mit farblich-nummerierten Chips gebildet. Um alle Personen in 4er-Teams aufzuteilen, haben wir 160 durchnummerierte Chips in vier Farben in einen Los-Topf geworfen und alle zufällig ziehen lassen. Die Einteilung klappt schnell und reibungslos. Und wenn spontan 7 Leute krank absagen, lassen sich easy 7 verschiedene Chips entfernen und alles passt wieder. Nur der Rückfluss aller Chips ist eine ganz eigene Challenge.
Pro Tipp: Um Verwechslungen zu vermeiden, haben wir die 6 und die 9 aussortiert.
Anders sieht es aus, wenn sich die Teilnehmer*innen interessenbasiert auf parallele Sessions mit begrenzten Plätzen aufteilen sollen. Die Challenge: 160 Menschen sollen sich möglichst schnell in elf parallele Sessions einteilen, wobei jede Session nicht mehr als 18 Teilnehmer*innen haben darf. Unsere Lösung: Wir haben elf Schüsseln mit jeweils 18 gleichen Dingen aufgestellt und mit den Session- und Raumnamen beschriftet. Da gab es eine Schüssel mit 18 Scrabble-Steinen, eine mit 18 Legosteinen, eine mit 18 Akupressurringen usw. Alle, die z.B. an unserer Session zu Action-Games teilnehmen wollten, haben sich einen farbigen Eisstiel gezogen und wussten zugleich, wo sie sich einfinden mussten. Und wenn die Schüssel leer war, war die Session voll.
5. Anweisungen mit Youtube-Timern
Zum Handwerk der Großgruppen-Moderation gehört ein gutes Pacing bei Übungen. Teilnehmer*innen müssen einerseits verstehen, was genau sie tun sollen und worum es geht. Gerade bei Großgruppen sollte jeder Schritt aber auch einzeln wiederholt und angesagt werden. Um unnötige Nachfragen, überflüssiges Bühnenpalaver zu vermeiden und Menschen nicht ungewollt zu irritieren, nutzen wir gern Slides. Dort sind die Frage, die Spielregeln oder die Aufgabe groß und einfach formuliert zu lesen. Teil dieser Präsentationen bei Großgruppen sind auch eingebaute Timer, sodass Menschen immer sehen können, wie viel Zeit noch bleibt. Als Timer nutzen wir dabei gern Youtube-Videos.
Zu den kleinen Tricks und Kniffen bei der Einführung von Aufgaben in Großgruppenworkshops gehört auch das “Wenn ich gleich fertig bin …(sucht ihr euch eure Kleingruppe/ fangt an zu arbeiten/ beginnt das Spiel/…)” als Einstieg. Es hilft den Impuls auszubremsen, dass Menschen schon wild loslaufen und durcheinanderreden, obwohl die Aufgabe noch gar nicht zu Ende vorgestellt wurde.
6. Pausenstopper mit Dominoeffekt
Die Pausen sind auf vielen klassischen Unternehmens-Konferenzen häufig mit die wichtigsten Zeiten. Menschen sind äußerst vertieft in Gespräche und achten nur mäßig auf die Pausenzeiten. Als Facilitator*innen gehen wir kurz vor Ende der Pause auf Menschen zu, die sehr weit vom Raum entfernt stehen, und weisen sie darauf hin, dass es gleich weitergeht. Wir bitten sie dann nicht nur darum, in den Raum zurückzukommen, sondern unterwegs auch noch anderen Personen Bescheid zu geben und diese „einzusammeln“. So entsteht ein Dominoeffekt durch geteilte Verantwortung – und wir können recht schnell mit der Veranstaltung weitermachen.
7. Der überraschende Schneeball-Check-Out
Mit dieser wunderbar leichtgängigen Übung haben wir als Moderator*innen schon einige Veranstaltungen inhaltlich abgeschlossen. Dafür erhält jede Person einen A4-Zettel und einen Stift. Wir moderieren ein oder zwei Fragen zentral an, zum Beispiel: “Was hat dich heute überrascht?”, “Was nimmst du mit?” oder “Was wünschst du dir für das nächste Mal?”
Nach einer kurzen Zeit der Reflexion und des Schreibens knüllen alle ihr Papier zusammen. Auf drei werfen sie ihre „Bälle“ auf eine andere Person. Wie bei einer Schneeballschlacht eben. Dann heißt es: Zettel entknüllen, lesen, wieder einknüllen, weiterwerfen. Aus dem Nichts kommen noch einmal Energie und Erlebnis in den Raum. Es entsteht eine erheiternde Schneeballschlacht mit etwas Wissensaustausch. Danach fehlen dann nur noch die Schlussworte und ein gemeinsamer Applaus.
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