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Workshop-Skript-Template als halbautomatische Google-Docs-Vorlage

workshop-skript-template

Zerhaut es Dir auch immer wieder das Format und die Zeiten im Dokument Deiner Workshop-Agenda, bzw. Deinem Skript? Aus Frust über händisches Abändern jeder Uhrzeit habe ich dieses Workshop-Skript in Google-Docs gebaut, das die Zeiten automatisch ändert. Sehr beta und noch lange nicht perfekt. Aber vielleicht hilft es ja nicht nur mir.

Agenda vs. Workshop-Skript

Es gibt ja immer wieder Workshops, in denen die an die Wand geschriebene Agenda auch der einzige “Leitfaden” für den Moderator oder Facilitator ist. Das mag für manche funktionieren, für mich eher nicht.

Ich unterscheide ziemlich strikt zwischen einer Agenda und einem Workshop-Skript. Die Agenda ist in Kurzform das, was während des Workshops irgendwo an der Wand hängt. Und in inhaltlich ausführlicher ist sie das, was ich im Vorfeld mit dem Kunden austausche und abstimme.

Das Workshop-Skript hingegen, ist soetwas wie mein Workshop-Drehbuch. Und das formuliere ich gerne bis auf die letzte Minute aus. Klar, das läuft dann in der Realität nicht immer Minute für Minute ganz genau so ab, aber gerade das strikte Drehbuch erlaubt es mir, später ohne Schnappatmung und Schwindelanfall den Überblick über Zeit und Taktung zu behalten.

Viel Stoff fürs Workshop-Drehbuch

Das minutengenaue Herunterbrechen hilft in der Vorbereitung auch, den Workshop wirklich zu durchdenken. 15 Teilnehmer sollen 5 Minuten parallel an etwas arbeiten, und dann sollen 3 von ihnen jeweils 2 Minuten ihre Ergebnisse vortragen. Wie viel Zeit wird dabei insgesamt verbraucht? Wie viel Zeit wird benötigt, damit 15 Teilnehmer das vorbereitete Material erhalten? Wer sorgt wann dafür, dass das Material bereits auf den Stühlen der Teilnehmer liegt, wenn wir aus der Kaffeepause kommen. Wer erst mal beginnt, diese ganzen Schritte vorzudenken und auszubaldowern, landet schnell bei einem ziemlich ausführlichenen Workshop-Skript. Da steht dann zum Beispiel:

  • 15.00 bis 16.00 Uhr, Gruppenarbeit mit Workshop-Tool XY
  • 15.00 Uhr, Vorstellung des Tools
  • 15.10 Uhr, 20 Teilnehmer in 4 Gruppen aufteilen
  • 15.15 Uhr, Kleingruppen arbeiten mit dem Workshop-Tool
  • 15.30 Uhr, Rückpräsentation der Ergebnisse, je 5 Minuten
  • 15.50 Uhr, Gruppendiskussion der Ergebnisse

Obwohl das schon ziemlich ziseliert aussieht, fehlen da trotzdem noch ganz schön viele Informationen. Das wird vor allem dann schnell holprig, wenn die Vorbereitung auf meherere Schultern verteilt ist.

Wer stellt dieses oder jenes Tool vor? Wer legt die Stifte bereit? Wer zeichnet die Plakate vor, die für diese Übung gebraucht werden? Wer hat bei welchem Part den “Moderationshut” auf. Und so weiter und so fort. Ich betreibe diese Arbeit am Skript nicht immer gleich akribisch, aber eine Sache hat mich selbst bei weniger Detailtiefe oft in den Wahnsinn getrieben: Das Timing, bzw. die Uhrzeiten im Workshop-Skript.

Ist der ganze Tag erst mal durchgeplant, führt jede kleine Änderung an Uhrzeiten oder Übungslängen schnell zu absolutem Chaos im Workshop-Skript. Händisch gilt es dann alles noch mal zu kontrollieren, was nicht nur ziemlich fehleranfällig ist, sondern vor allem: nervt!

Ein Anfang: das halbautomatische Workshop-Skript

Vor einiger Zeit hatte ich mir in Pages eine Vorlage gebaut, in der ich nur einmal die Startzeit des Workshops und dann bei den einzelnen Unterschritten jeweils nur die Dauer anpassen muss. Alle Uhrzeiten berechnen sich von dort aus automatisch. Das war vom Ansatz zwar schon mal eine Erleichterung, aber auch ziemlicher Mist – denn ich moderiere Workshops eigentlich sehr gerne und so oft es geht im Team – da stößt eine Apple-Pages-Vorlage ziemlich schnell an ihre Grenzen.

Meine letzten beiden Workshops habe ich daher genutzt, um eine Workshop-Skript-Vorlage in Google Docs zu bauen. Das sieht nicht so schön aus wie in Pages, aber ist teilbar und kann prima kommentiert und angepasst werden. Fehleranfällig ist auch dieses Workshop-Skript-Template noch, weil sich die Uhrzeit- und Dauer-Formate herrlich leicht “zerschießen” lassen. Aber immerhin, ein Anfang ist gemacht.

Apfel-P setzt die beste Halbautomatik schachmatt

Selbst wenn die Skript-Ausführung noch reifen sollte, bleibt ein Problem dennoch ungelöst: Spätestens wenn wir mitten im Workshop oder morgens im Zug auf dem Weg zur Location doch noch am am Ablauf feilen, ist die gedruckte Agenda futsch und es bleibt einzig und allein der händische Eingriff mit dem Stift. So, damit habe ich nun ein neues Objekt auf meiner Workshop-Equipment-Wunsch-und-Produktliste.

Auf der Suche nach einer besseren Lösung

Nun kann es ja ziemlich gut sein, dass ich nicht der einzige mit diesem “Problem” bin. Wer weiß? Die Vorlage stelle ich jedenfalls hier öffentlich zur Verfügung. Und freue mich, wenn sie nicht nur mir Nutzen bringt. Meldet Euch doch mal, falls ihr sie ausprobiert. Und meldet Euch bitte auf jeden Fall, wenn Ihr diese Vorlage verbessert habt oder vielleicht noch einen ganz anderen Weg wisst, diesen Anwendungsfall noch viel besser zu lösen.

Kleine Anmerkungen zur Arbeit mit dem Workshop-Skript-Template

workshop-skript-anmerkungen

  1. Hier trägst du die Startzeit des Workshops ein.
  2. Hier trägst du die Dauer eines einzelnen Unter-Abschnitts ein.
  3. Hier wird automatisch die Gesamtdauer des Abschnitts eingetragen.
  4. Hier wird automatisch die Summe aus „Startzeit des vorherigen Abschnitts“ und „Gesamtdauer des vorherigen Abschnitts“ erstellt.
  5. Und das Alles funktioniert übrigens nur, wenn Du dir zuvor eine Kopie des Documents erstellst – denn das Original ist natürlich schreibgeschützt.

Gerade beim erstellen neuer Abschnitte oder dem Hin- und Herkopieren von Tabellenteilen wird die Vorlage leider schnell „zerschossen“. Trotz Halbautomatik: Vertraut der Technik also nicht blind 😉

Unter diesem Link findest Du die Vorlage für das Workshop-Skript:

http://bit.ly/workshop-skript

 

 

Valentin Heyde

Valentin Heyde

Als Berater und Moderator arbeitet Valentin an der Schnittstelle von Kommunikation, Strategie und Innovation. Mit Heyde Ventures berät er Mittelständler, Konzerne, Startups und Einzelpersonen wie CEOs oder Stifter. Berufstätig seit 1997, arbeitete er fünf Jahre als freiberuflicher Journalist für das FOCUS Magazin, produzierte Web-TV-Shows für AOL Deutschland und wechselte 2003 dann in die PR- und strategische Kommunikationsberatung. Gute Geschichten und Storytelling sind ihm ein Herzensthema, das er unter anderem als Dozent an der Hamburger Akademie für Publizistik weiter gibt. Valentin Heyde ist Diplom-Politologe, Fotograf und Mitgründer von kleinerdrei. Er lebt mit seiner Frau und seinen beiden Kindern in Hamburg.

www.valentinheyde.de
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Valentin Heyde
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Als Berater und Moderator arbeitet Valentin Heyde an der Schnittstelle von Kommunikation, Strategie und Innovation. Mit Heyde Ventures berät er Mittelständler, Konzerne, Startups und Einzelpersonen wie CEOs oder Stifter. Berufstätig seit 1997, arbeitete er fünf Jahre als freiberuflicher Journalist für das FOCUS Magazin, produzierte Web-TV-Shows für AOL Deutschland und wechselte 2003 dann in die PR- und strategische Kommunikationsberatung. Gute Geschichten und Storytelling sind ihm ein Herzensthema, das er unter anderem als Dozent an der Hamburger Akademie für Publizistik weiter gibt. Valentin Heyde ist Diplom-Politologe, Fotograf und Mitgründer von kleinerdrei. Er lebt mit seiner Frau und seinen beiden Kindern in Hamburg. www.valentinheyde.de Kontakt auf Xing

  • Gerhard

    Hallo Valentin,

    habe das Sheet letztens für eine Workshop-Planung benutzt und hat eigentlich für „beta“ schon sehr gut funktioniert. Gibt es dazu schon Weiterentwicklungen die du zur Verfügung stellen möchtest?

    Liebe Grüße, Gerhard

    • valentinheyde

      Lieber Gerhard, großartig, dass du das Workshop-Skript benutzt hast. Leider nicht so toll ist unsere Kommentarverwaltung (suche einen Schuldigen), denn deinen Kommentar habe ich komplett übersehen. Stolpere gerade zufällig drüber, weil ich für die kommendn Woche einen Beitrag zu einem wunderbaren Workshop-Skript-Tool plane. Nicht von uns, aber so ziemlich so, wie ich es selbst gerne gebaut hätte. Bester Gruß, Valentin