Wir stellen hier im Blog ja auch regelmäßig Locations vor, in denen wir schon Workshops durchgeführt haben und die wir spannend finden. Das ist eine Liste, die nur langsam wächst – weil wir erst über eine Location berichten, wenn wir tatsächlich auch dort waren. Eine gute Vorbereitung ist extrem wichtig für einen guten Workshop. Was aber leider oft unterschätzt wird, ist der Raum. Wenn der Ort inspiriert, wenn der Ausblick toll ist, der Raum groß und vielseitig nutzbar ist – dann ist der Grundstein für einen guten Workshop schon gelegt. Umso schöner, dass es mit Spacebase eine Plattform gibt, die sich genau darauf konzentriert: auf die Vermittlung von spannenden und interessanten Räumlichkeiten. Wir haben mit Julian Jost gesprochen, CEO & Co-Founder von Spacebase.

Seit wann gibt es Spacebase – und wie bist Du auf die Idee gekommen, solch eine Plattform zu gründen? Hast Du früher persönlich schlechte Erfahrungen mit der Suche nach Locations gemacht?

Spacebase habe ich gemeinsam mit Jan im Sommer 2014 gegründet. In unserer Zeit als Unternehmensberater haben wir an unzähligen Meetings und Workshops teilgenommen und mussten auf der anderen Seite auch viele Meetings organisieren. Dabei sind uns zwei eklatante Schwachstellen aufgefallen: Zum einen finden Workshops, Meetings und Trainings oft in den immer gleich langweiligen und monotonen Tagungsräumen statt. Dort fehlt nicht nur die Abwechslung, auch die Motivation während der Veranstaltung sinkt rapide. Zum anderen haben wir selbst festgestellt wie schwierig es ist, in der ohnehin knappen Zeit auch noch Räume zu suchen und anzufragen. Auf diesen beiden Problemen basiert die Idee von Spacebase.

Wie groß ist Eure Datenbank? Wie viele Locations habt Ihr im Angebot?

Momentan haben wir über 1500 Räumlichkeiten in mehr als 15 Städten im Angebot. Die meisten Städte liegen in Europa und hier haben wir den Fokus momentan natürlich stark auf Deutschland gelegt, wo wir alle großen Städte abbilden. Das größte Angebot an Workshop- und Meetingräumen haben wir in Berlin.

Habt Ihr auch ländliche Locations? Viele meiner Kunden wollen gerade bei Offsites zwar raus aus der Stadt – trotzdem sollte der Ort gut zu erreichen sein.

Natürlich sind hier und da vereinzelt Räume im Umland mit dabei, aber momentan ist es so, dass die meisten Räumlichkeiten tatsächlich innerhalb der jeweiligen Stadt liegen. Es gibt aber auch Kunden, die gerne etwas außerhalb haben möchten. Deshalb wird für uns auch der Zeitpunkt kommen, an dem wir unser Portfolio entsprechend ausweiten.

Habt Ihr die alle selbst besucht? Wie wählt Ihr diese Locations aus? Was muss man tun, um bei Euch in die Datenbank zu kommen? Wie werden Location-Inhaber auf Euch aufmerksam?

Einen Großteil der Räume haben unsere Scouts besucht, um sicher zu gehen, dass diese unseren Ansprüchen entsprechen. Allerdings haben Location-Inhaber auch die Möglichkeit Ihre Räume auf unserer Website selbst zu registrieren, dazu muss einfach ein Profil angelegt werden, und unsere Kollegen schauen dann ob die Location ins Portfolio passt. Inhaber, die eigenständig ein Profil auf Spacebase erstellen, suchen oftmals nach weiteren Marketingkanälen und werden so auf uns aufmerksam oder Sie erfahren von unseren Kunden oder Partnern von unserem Angebot.

Mit welchem Vorlauf buchen Unternehmen über Euch Räume? Gibt es da bestimmte “Typen”?

Ja, das kann man schon sagen. Dabei gibt es vor allem drei „Buchungstypen“: die Sorgfältigen, die Normalos und die Spontanen. Die Sorgfältigen planen mit einer sehr langen Vorlaufzeit und oftmals buchen sie alle Termine für ein halbes oder ganzes Jahr auf einmal. Hier hält sich auch oft die Experimentierfreudigkeit in Grenzen. Die Normalos machen den größten Anteil aus, sie buchen mit genug Vorlauf, aber auch nicht all zu früh, und nehmen sich die Zeit unser Portfolio nach der passenden Location zu durchstöbern. Und dann gibt es natürlich noch die, die auf die Schnelle, manchmal sogar noch am selben Tag, einen Meeting- oder Tagungsraum benötigen. Dank der integrierten Kalenderfunktion auf unserer Website ist das aber zum Glück kein Problem und so werden auch diese Kunden immer schnell fündig.

Bezüglich der Art der Räume die gebucht werden, spielt das Budget natürlich eine entscheidende Rolle. Das wird immer von den Unternehmen festgelegt und variiert je nach Bedeutung der Veranstaltung. Aber es gibt durchaus Kunden die sehr offen dafür sind, mal etwas neues auszuprobieren, indem das Meeting in einer ausgefallenen Location stattfindet.

Wer sind Eure Kunden? Was für Unternehmen nutzen Euer Angebot?

Wir sehen, dass der Wunsch nach ausgefallenen Tagungsräumen nicht nur durch den Generationswechsel bedingt ist. Neben Unternehmen mit junger Mitarbeiterstruktur sind auch viele eher konservative Konzerne dabei, die regelmäßig auf unser Angebot zurückgreifen. Da wir auch international tätig sind, bekommen wir natürlich auch viele Anfragen aus dem europäischen Ausland. Hier ist besonders interessant zu sehen, wie die einzelnen Nationalitäten unterschiedlich arbeiten. Wenn beispielsweise die deutsche Genauigkeit auf spanisches Temperament trifft, muss unser Operations-Team den Arbeitsstil entsprechend anpassen. Das bringt viel Spaß, und es ist wirklich toll die Möglichkeit zu haben, aus einer Stadt heraus mittlerweile so international agieren zu können.

Für welche Arten von Meetings bucht man bei Euch Räume? Gibt es da spezielle Meetings, Workshops oder Events?

Wir haben eine Vielzahl unterschiedlicher Locations im Portfolio. Dadurch sind wir hinsichtlich der Art der Veranstaltung sehr breit aufgestellt. Das kann der Jour fixe mit vier Personen sein oder das jährliche Off-Site zur Strategiebesprechung. Am häufigsten werden die Räume allerdings als Workshop-Location genutzt, das heißt für uns: eintägige Veranstaltungen mit ca. 20 Teilnehmern, bei denen Mitarbeiter geschult, oder interne Updates vorgestellt oder neue Ideen erarbeitet werden. Für das Brainstorming oder für flexible Set-Ups sind ausgefallene Räumlichkeiten einfach deutlich besser geeignet, denn außergewöhnliche Locations haben einen großen Einfluss auf Kreativität, Inspiration und Arbeitsatmosphäre.

Was ist Deine absolute Lieblings-Location – und warum?

Das ist keine einfache Frage, da mir wirklich viele Locations sehr gut gefallen. Aber wenn ich mich entscheiden muss, würde ich die Arena im Betahaus Berlin wählen. Das Set-Up mit dem Amphitheater ist super damit erst gar nicht eine gezwunge Tagungsatmosphäre entsteht. Wir haben dort auch schon eigene Strategie-Kick-Offs und Besprechungen abgehalten und hatten dabei immer viel Spaß. Das Schöne ist ja, dass wir direkt an der Quelle sitzen, wir kennen alle Räume und freuen uns über jede spanende Location, die zu unserem Portfolio hinzu kommt. Planen wir also ein Meeting oder einen Workshop, buchen wir selbstverständlich ebenfalls über unsere Plattform – alles andere wäre ja auch nur mehr Arbeit.

Welches ist die abgefahrenste Location, die Ihr im Angebot habt  – und was macht sie so besonders?

Das liegt natürlich immer im Auge des Betrachters. Ich denke, je weiter die Location von dem gewohnten Corporate-Umfeld weg ist, gerade thematisch, desto aufregender ist diese für die Teilnehmer. Da haben wir zum Beispiel ein Boxstudio im Prenzlauer Berg in Berlin. Dieses befindet sich in einer alten Lagerhalle und ist mit sehr klassischen Boxgeräten ausgestattet, wie alten Leder-Boxsäcken und einem höher gestellten Boxring, der in Berlin einzigartig ist. Dazu muss man wissen, dass die Boxringe in anderen Berliner Boxstudios alle ebenerdig sind. Die Atmosphäre in diesem Studio ist einfach einmalig, man fühlt sich richtig in der Zeit zurückversetzt. Das geräumige Studio bietet sich vor allem für Podiumsdiskussionen an, oder für Workshops bei denen die Teilnehmer aktiv werden sollen.

Welche Trends und Entwicklungen siehst Du beim Thema Meetings und Workshops?

Eine besonders interessante Entwicklung ist, wie große Konzerne immer mehr versuchen den Startup-Flair im Unternehmen zu stärken. Hier scheinen wir einen Nerv getroffen zu haben, denn ganz offensichtlich wird dieses Bedürfnis besonders stark bei externen Veranstaltungen ausgelebt. Der Raum kann gar nicht verrückt genug sein, und je mehr junge Leute sich in direkter Umgebung aufhalten, desto besser.

Welche zusätzlichen Dienstleistungen bietet Ihr über die reine Vermittlung von Räumen hinaus?

Über unsere Plattform können nicht nur Meeting- oder Workshopräume schnell und einfach gebucht, sondern auch das Catering und die Technik kann mit wenigen Klicks dazu organisiert werden. So ist in wenigen Minuten der Workshop organisiert. Seit kurzer Zeit haben wir nun in unseren Top-Locations in Berlin unsere beiden Meeting-Boxen untergebracht. Eine der beiden Boxen ist ausgestattet mit allerlei Material, das für Meetings und Workshops nützlich ist, wie unsere handgefertigten Notizbücher, Stifte und vieles mehr. Die zweite Box ist für kreative und spaßige Workshops gedacht. Diese ist ausgestattet mit beispielsweise Lego, RubikCubes, Tischtennis und vielen weiteren Spielereien, die dabei helfen sollen, die Kreativität im Meeting anzuregen und die Stimmung etwas zu lockern.

Danke für das Gespräch, Julian – und weiterhin viel Erfolg.

Abschließend noch ein Goodie für alle Leser unseres Blogs:

Wenn Du bis zum 30. April über Spacebase eine Location mietest, und dabei das Codewort “Komfortzonen” angibst, erhälst Du einen Rabatt von 5% auf den Buchungspreis. Also: Lass Dich in interessanter Location inspirieren – und wenn Du noch einen Moderator für Deine Veranstaltung brauchst, weißt Du ja, an wen Du Dich vertrauensvoll wenden kannst 😉

(Alle Bilder wurden uns von spacebase zur Verfügung gestellt.)

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Dirk Bathen

Soziologe, Autor und Universaldilettant. Als selbstständiger Organisationsberater hilft er Unternehmen und Führungskräften seit 2012, Klarheit über Zukunftsfragen zu erlangen. Vorher war der Vater dreier Töchter Geschäftsführer im Hamburger Trendbüro und in der Marktforschung und Markenberatung tätig. Nebenbei schwärzt er alte Zeitungsartikel und veröffentlicht „Blackouts“ sowie zentrale Randnotizen und bunte Strohhalme zur Weltbewältigung auf seinem Blog mentalreserven.de.

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