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Zehn Leitlinien als Antwort auf die Frage: „Wie arbeitet Ihr eigentlich?“

Komfortzonen Leitlinien und Grundsätze

Wir haben dieses Jahr schon einige Sachen ausprobiert. Wir haben zum ersten mal an einem Pitch teilgenommen und aus einem als Präsentationsveranstaltung gedachten Meeting einen Workshop gemacht. Wir haben häufiger mit Personalabteilungen zu tun, gerade wenn es um die längerfristige Zusammenarbeit in der Einführung neuer Strukturen und Arbeitsprozesse geht. Wir haben “ernste” Strategieprozesse begleitet und durch interaktive “Spaß-Sessions” Konferenzen aufgelockert. In vielen Erstgesprächen mit unseren Kunden haben wir festgestellt, dass uns immer wieder die Frage gestellt wurde: Wie arbeiten Sie eigentlich? Wie gehen Sie an Projekte heran? Wie gehen Sie damit um, wenn …? Nicht, dass wir auf diese Fragen keine Antwort hätten. Aber gebündelt niedergeschrieben haben wir unsere Haltung, die Überzeugungen oder Leitlinien unserer Arbeit, noch nie so richtig. In diesem Artikel möchte ich einige unserer Grundsätze formulieren. Das ist bestimmt noch unvollständig und changiert zwischen dem „Was“, „Wie“ und „Warum“ unserer Arbeit, aber es ist ein Anfang: better done than perfect, nicht wahr?

#1: Handlungsorientierung: Uns ist wichtig, dass Dinge in Bewegung kommen.

Wir helfen unseren Auftraggebern, vorwärts zu kommen. Deswegen arbeiten wir am liebsten für Menschen, die etwas bewegen wollen. Wenn niemand etwas will, geschieht auch nichts. Uns ist es wichtig, dass neuen Ideen und Lösungen auch ein Handeln folgt und das Erarbeitete nicht im Tagesgeschäft versandet. Denn strukturierte Zusammenkünfte wie Workshops sind kein Selbstzweck, sondern Katalysatoren für Weiterentwicklung. Gut gemacht, können sie ein Vorhaben auf die nächste Stufe heben.

Entsprechend sorgen wir für Anschlussfähigkeit, indem wir zum Ende unserer Moderationen die entwickelten Maßnahmen konkretisieren und einen Action Plan erarbeiten: Wer macht was mit wem bis wann? Was braucht er/ sie dafür? Woran wird der Erfolg einer neuen Maßnahme gemessen? Das müssen nicht unbedingt immer nur die dicken Bretter sein, die gebohrt werden sollen. Ebenso wichtig ist es, sich auf “Quick Wins” zu konzentrieren, die schnell mit bestehenden Mitteln und ohne großen Aufwand umgesetzt werden können. Das muss auch nicht immer eine Projektinitiative mehrerer sein, sondern kann sich auch in individuellen und dezentralen Aktivitäten äußern.

Damit Dinge in Bewegung kommen ist es wichtig, am Ball zu bleiben. Wir begleiten unsere Auftraggeber auch nach Workshops mit spontanem Sparring oder ausführlichen Review-Terminen, weil uns wichtig ist, dass das in Workshops Erarbeitete auch wirklich umgesetzt wird.

Komfortzonen Leitlinien und Grundsätze

#2: Kein Schema F: Individuelle Herausforderungen brauchen maßgeschneiderte Lösungen.

Wir haben (bislang) keine “Produkte von der Stange”, denn bekanntlich sieht ja jeder, der nur einen Hammer hat, in jedem Problem auch einen Nagel. Bei uns sind alle Prozessbegleitungen und Workshops maßgeschneidert. Jedes Anliegen ist anders. Wir haben zwar Tools und Methoden, die häufiger zum Einsatz kommen, aber für uns sind Methoden immer nur der Mittel zum Zweck. Dementsprechend bedienen wir uns auch fleißig aus allen möglichen Werkzeugkästen und Denkrichtungen, ohne eine davon absolut zu setzen. Und wir freuen uns, wenn wir neue Methoden ausprobieren oder Bestehendes neu kombinieren können, sofern die Fragestellung und die Workshop-Dramaturgie das notwendig machen.

Komfortzonen Leitlinien und Grundsätze

#3: Auftragsklärung statt Briefing: Gemeinsam den Prozess gestalten.

Wir bekommen selten konkrete Briefings für Projekte. Und das ist auch gut so. Denn unsere Projekte starten nur in Ausnahmefällen mit einem fertig formulierten Arbeitsauftrag, sondern meist mit Fragen, Unsicherheiten und groben Vorstellungen. Auftraggeber wenden sich an uns mit einem Problem oder einem Vorhaben. Vielleicht gibt es auch schon eine erste Idee, wie eine Lösung aussehen könnte. Und genau da beginnt unsere Beratungsarbeit. Wir hinterfragen, was mit dem Projekt erreicht werden soll, welche Ideen und Pläne es schon gibt und klären zu Anfang, was das Ziel ist, wie das Ziel hinter dem Ziel aussieht und auf welchen Annahmen die Erwartungen beruhen. Oft findet das im Rahmen eines Kick-Off-Workshops statt. Wir erarbeiten gemeinsam, wie der ideale Prozess aussehen kann, welche Akteure wann einbezogen werden sollten und was genau den Erfolg des Projekts ausmachen soll.

Komfortzonen Leitlinien und Grundsätze

#4: Die Ausgangslage verstehen: Wir legen Wert auf saubere Vorbereitung.

Weil wir nicht nach “Schema F” arbeiten, braucht es eine saubere Vorbereitung. Vor fast jedem Projekt führen wir Einzelgespräche mit wichtigen Akteuren. Das hilft, ins Thema einzutauchen, den Status quo besser zu verstehen und sprachfähig zu werden. Es hilft, Erwartungshaltungen offen zu legen, Zukunftsvorstellungen unterschiedlicher Akteure zu identifizieren und potenzielle (Ziel-)Konflikte vorzudenken. Einzelgespräche sind hierbei deutlich hilfreicher als Gespräche mit mehreren Beteiligten oder Telefonkonferenzen, denn eine vertrauliche Atmosphäre fördert mehr Details, Meinungen und Hintergrund-Informationen zutage, als das in einer Gruppenkonstellation je möglich wäre. Mit diesem Wissen können wir ein gutes und zielführendes Prozessdesign oder eine Workshop-Dramaturgie entwickeln. Dieses Einbeziehen der Akteure im Vorfeld bietet aber nicht nur uns als Externen Vorteile. Ein gut geführtes Vorgespräch gibt auch dem Gesprächspartner neue Erkenntnisse oder schafft Klarheit, wo vorher Fragezeichen waren. Zudem kann das Einbeziehen weiterer wichtiger Akteure jenseits der unmittelbar involvierten Projektmitglieder oder Workshopteilnehmer sinnvoll sein, wenn es um Themen geht, die viele betreffen oder zu denen die Meinungen von weiteren Personen wichtig .

Komfortzonen Leitlinien und Grundsätze

#5: Zusammenkünfte strukturieren und moderieren: Wir gestalten Interaktionen.

Wir begleiten und beraten Unternehmen bei Fragen der Strategie-Entwicklung, in Innovationsprozessen sowie zum Thema Organisations-Design. Wir helfen Teams und Gruppen, gemeinsam ko-kreativ zu arbeiten, strukturiert vorzugehen und zu guten Ergebnissen zu kommen. Das reicht von einmaligen Engagements (z.B. Innovations-Workshops) bis hin zur langfristigen Beziehungen (z.B. bei Neuausrichtung von Abteilungen). Workshops, Moderationen und interaktive Sessions spielen dabei eine zentrale Rolle. Für uns ist die Konzeption und Durchführung interner Zusammenkünfte Tagesgeschäft, für die Teilnehmer sind sie häufig eine seltene Ausnahme. Und genau das macht diese Form der strukturierten Diskussionen so wichtig: Weil Akteure zusammenkommen, die im Alltag entweder wenig zusammenarbeiten oder nicht genügend Zeit und Raum für Austausch finden. Es geht darum, die gemeinsame Zeit bestmöglich zu nutzen: das Wissen einer (großen) Gruppe zu strukturieren und auf ein Ziel hin zu bündeln, Menschen und Perspektiven zu vernetzen, voneinander und miteinander zu lernen, Verständigung herzustellen und im gemeinsamen Austausch eine Richtung zu bestimmen.

Komfortzonen Leitlinien und Grundsätze

#6: Drei Rollen: Wir sind Berater, Moderatoren und manchmal auch Entertainer.

In unseren Projekten bewegen wir uns permanent in drei Rollen, wobei je nach Auftrag mal diese oder jene Rolle Übergewicht bekommen kann. Manchmal ist die Berater-Rolle prominent, wenn es um die Neuausrichtung einer Abteilung oder die Entwicklung neuer Geschäftsfelder geht. Manchmal überwiegt die Moderatoren-Rolle, wenn wir “nur” für die Moderation der jährlichen Führungskräfte-Klausur gebucht werden. Und manchmal ist die Entertainer-Rolle auch deutlich größer als die anderen beiden Rollen, wenn wir – wie in diesen Projekten für die Lufthansa Technik oder den hagebau-Fachhandel – interaktive Sessions gestalten, die kaum noch “klassischen” Workshop-Charakter, sondern mehr mit Event Experience Design zu tun haben.

Komfortzonen Leitlinien und GrundsätzeDiese drei Rollen haben wir auch in einem eigenen Artikel schon beleuchtet, aber hier nochmal kurz zusammengefasst:

(a) Als Berater sind wir professionell unbequem.

Als Berater analysieren wir Probleme, wählen passende Werkzeuge und Mechaniken aus, um Handlungsoptionen zu identifizieren, zu durchdenken und Empfehlungen zu geben. Wir hinterfragen und konkretisieren,  provozieren produktiv und legen betriebsblinde Flecken offen. Wenn unser(e) Auftraggeber(in) eine Lösung erkannt hat, fragen wir danach, welche neuen Probleme dieser Weg mit sich bringt. Nicht, um die Idee zu zerstören, sondern um sie besser zu machen. Als Externe haben wir nicht nur die Freiheit, das zu tun, sondern auch die Pflicht. Wir vergrößern die Komplexität eines vermeintlichen einfachen Problems (um sie dann natürlich nach hinten raus wieder zu reduzieren).

(b) Als Moderator strukturieren wir Diskurse.

Als Moderator sind wir Vermittler und Mediatoren. Wir strukturieren Diskurse und sorgen dafür, dass Gespräche nicht festfahren. Dabei verschmelzen Berater- und Moderator-Rolle auch, denn die Art wie wir Diskussionen moderieren, welche Fragen wir stellen und wie wir einen Workshop dramaturgisch aufbauen, ist auch eine – wenn auch versteckte – Beratungsleistung. Schließlich geht es darum vorab zu überlegen, in welche Richtung die Interaktionen gehen können, welche Fallstricke auftauchen können und was am Ende einer Zusammenkunft herauskommen soll.

(c) Als Entertainer achten wir darauf, dass das Arbeiten auch Spaß macht.

Als Entertainer sorgen wir dafür, dass die Teilnehmenden Spaß haben. Die von uns moderierten Zusammenkünfte sind zwar meistens Arbeitstreffen. Aber sie sind auch Ausbrüche aus dem Alltag der Beteiligten. Und deswegen sollten diese Treffen abseits vom Inhaltlichen auch etwas Besonderes sein. Wir glauben daran, dass die Ergebnisse eines Workshops oder einer Tagung besser sind, wenn alle Beteiligten Spaß haben, wenn die Veranstaltung zum Erlebnis wird, an das man sich gerne zurückerinnert. Das fängt schon bei der Location an. Es gibt viele tolle Off-Locations (z.B. Theater, Fotostudios, Hausboote) die alleine schon räumlich für eine inspirierende Workshop-Stimmung sorgen. Hinzu kommt, dass wir gerne außergewöhnliche Materialien einsetzen. Wir arbeiten eben nicht nur mit Post-its und Brownpaper, sondern nutzen auch Lego oder Knete, Helium-Luftballons, Konfettipistolen oder Kartenspiele. Wir arbeiten raumgreifend und achten darauf, dass Körper und Geist in Bewegung sind. Wir wechseln plenare Diskussionen, Gruppen- und Einzelarbeit permanent ab, um die Dynamik hoch zu halten.

#7: Iteratives Arbeiten: Wir glauben nicht an Masterpläne.

Kaum ein Projektplan überlebt die ersten zwei Planstufen. Das trifft vielleicht weniger auf einen einmaligen Workshop zu, aber bei längeren Prozessen ist ein Projektplan von A bis Z nahezu unmöglich, z.B. wenn es darum geht, Strategien zu entwickeln und zu aktivieren oder neue Prozesse der Zusammenarbeit zu gestalten und darüber eine Kulturveränderung zu erreichen.

In solchen Prozessen arbeiten wir iterativ. Das bedeutet: Wir kennen die Ausgangsposition, wir kennen das gewünschte Ziel und wir wissen, welche ersten Schritte zu gehen sind. Aber der weitere Weg ist grundsätzlich offen. Masterpläne und Roadmaps bieten nur eine Scheinsicherheit. Es kommt meistens immer anders, als man denkt, ganz getreu dem Motto: du bist vielleicht Kapitän deines Schiffes, aber niemals des Meeres. Wir können zu Beginn eines Projektes zwar ein idealtypisches Vorgehen skizzieren, aber wir brauchen die Offenheit unserer Klienten, die Bereitschaft, den Plan auch an neue Entwicklungen anzupassen. Und die gibt es immer. Hier arbeiten wir nach der Maxime: build – measure – learn. Losgehen, dann prüfen, was wir aus den ersten Schritten gelernt haben, anschließend das weitere Vorgehen justieren.

Komfortzonen Leitlinien und Grundsätze

#8: Prozess-Kompetenz: Wir strukturieren Prozesse, in denen die inhaltliche Expertise unserer Kunden zum Tragen kommt.

Wir arbeiten branchenübergreifend. Und deswegen haben wir nicht in jedem Marktsegment eine tiefe Fachkenntnis. Ist aber auch gar nicht nötig, denn: erstens eignen wir uns dieses Wissen in längeren Projekten zwangsläufig an, um sprachfähig zu werden und Empfehlungen geben zu können. Und zweitens ist viel Wissen und Erfahrung in den Köpfen der Menschen vorhanden, mit denen wir arbeiten – ein wichtiger Vorteil der arbeitsteiligen Gesellschaft. Was wir aber immer bieten ist Prozess-Kompetenz. Wir kennen geeignete Wege, um zum Ziel zu kommen. Wir haben das Methoden-Wissen, um Fragestellungen zu bearbeiten oder in Workshops bearbeiten zu lassen. Und wir wissen, wie wir die Akteure, die das Fachwissen haben, am besten in den Diskurs bringen.

Komfortzonen Leitlinien und Grundsätze

#9: Tandem-Beratung: Wir arbeiten nach dem Vier-Augen-Prinzip.

In der Regel arbeiten wir mindestens im Tandem. Für größere Workshops liegt dieses Vorgehen auf der Hand: eine Gruppe moderieren, Teilnehmer, Zeitplanung und Ziele im Blick behalten, Diskussions-Ergebnisse sichern und strukturieren, Gespräche voranbringen, Arbeit in Kleingruppen betreuen und den Workshop abwechslungsreich gestalten – dies alles funktioniert um einiges schlechter, wenn nur ein Moderator agiert.

Aber auch in kleineren Sessions während langfristiger Projekte ist ein Berater-Tandem wichtig. Vor allem wenn es darum geht, stärker in die inhaltliche Diskussion einzusteigen, Impulse zu setzen, Annahmen zu hinterfragen, Vorstellungen zu konkretisieren, (vertrauliche) Szenarien durchzuspielen und Mikropolitiken zu berücksichtigen. Weil uns diese Haltung bezüglich der Doppelmoderation und der Rolle des Co-Moderators so am Herzen liegt, haben wir auch dazu bereits einen eigenen Artikel verfast.

Komfortzonen Leitlinien und Grundsätze

#10: Produktiven Dissens fördern: Krisen und Konflikte sind Beschleuniger des Wandels, keine Bremsen.

Krisen sind das Vakuum zwischen Handlungsdruck und Orientierungslosigkeit, zwischen der Erkenntnis, etwas tun zu müssen, und der Unsicherheit über die zukünftig zu beschreitenden Wege. Und wenn man Neues gestalten will, weckt man fast automatisch die Abwehrkräfte des Systems. Das Neue schließt Konflikte und Krisen mit ein, denn die Karten werden neu gemischt. In Sondierungsgesprächen beschäftigen wir uns mit relevanten Akteuren und ihren Interessen, nicht nur um Konflikte vorzudenken und zu vermeiden, sondern auch um sie im weiteren Verlauf des Prozesses gezielt herbeizuführen und zu nutzen. Wessen Interessen sind betroffen? Wessen Mitarbeit braucht es? Wer kann etwas dagegen haben?

Denkt man von Vornherein zu klein und in Kompromissen, geschieht häufig nichts. Denkt man zu groß, fliegt einem das eigene Vorhaben um die Ohren. Gemeinsam mit dem Auftraggeber sondieren wir deswegen die bestmöglichen Maßnahmen, um das angestrebte Ziel zu erreichen – und zwar nicht gegen den Willen anderer, sondern gemeinsam mit ihnen. Aber auch innerhalb von Prozessen und auch in vielen Workshops kommt es zu Krisen – Momenten, in denen alles aussichtslos und festgefahren erscheint. Momente, in denen vieles eskaliert und alle Pläne über Bord fliegen. Solche Krisen-Momente sind durchaus wichtig, um Veränderungsdynamik zu erzeugen.

Komfortzonen Leitlinien und Grundsätze

Welche „Prinzipien“ habt Ihr?

Selbstreflektion kommt im Tagesgeschäft leider häufig viel zu kurz. Valentin, Jörg und ich haben erst neulich wieder darüber gesprochen, dass wir das, was wir tagtäglich mit anderen machen, viel zu selten für uns selbst tun. Umso schöner ist es, sich über die eigene Arbeit mal ein paar Gedanken zu machen. Dabei ist mir aufgefallen, wie selbstverständlich viele dieser Prinzipien oder Leitlinien schon für mich (bzw. uns) geworden sind. Und wie erklärungsbedürftig sie für manche Auftraggeber doch sind.

Ich weiß auch gar nicht, ob Prinzipien oder Überzeugungen hier überhaupt die richtigen Begriffe sind, um diese wilde Mischung aus „Was“, „Wie“ und „Warum“ der eigenen Arbeit zu fassen. Umso mehr interessiert mich Deine Meinung zu solchen Haltungen. Daher die Gretchenfrage: Wie stehst Du zu solchen Grundsätzen und Leitlinien? Und nach welchen richtest Du Dich in Deiner Arbeit?

Dirk Bathen

Dirk Bathen

Soziologe, Autor und Universaldilettant mit über 40 Jahren Lebens- und knapp 15 Jahren Berufserfahrung. Als selbstständiger Strategie- und Innovationsberater hilft er Unternehmen und Führungskräften seit 2012, Klarheit über Zukunftsfragen zu erlangen. Vorher war der Vater dreier Töchter Geschäftsführer im Hamburger Trendbüro und in der Marktforschung und Markenberatung tätig. Nebenbei schwärzt er alte Zeitungsartikel und veröffentlicht „Blackouts“ sowie zentrale Randnotizen und bunte Strohhalme zur Weltbewältigung auf seinem Blog mentalreserven.de.

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Soziologe, Autor und Universaldilettant mit über 40 Jahren Lebens- und knapp 15 Jahren Berufserfahrung. Als selbstständiger Strategie- und Innovationsberater hilft er Unternehmen und Führungskräften seit 2012, Klarheit über Zukunftsfragen zu erlangen. Vorher war der Vater dreier Töchter Geschäftsführer im Hamburger Trendbüro und in der Marktforschung und Markenberatung tätig. Nebenbei schwärzt er alte Zeitungsartikel und veröffentlicht „Blackouts“ sowie zentrale Randnotizen und bunte Strohhalme zur Weltbewältigung auf seinem Blog mentalreserven.de. www.bathenjelden.com www.dirkbathen.de Xing-Profil