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Der Haufe Quadranten Check (Gastbeitrag)

Haufe Quadrant

Wie Du den Haufe Quadranten als Strukturaufstellung nutzen und schnell die Zustände Deiner Organisation aufdecken kannst

Immer wieder erlebe ich in meinen Beratungsprojekten, dass uns Vorstände oder Geschäftsführer sagen: „Wir wissen, dass wir unser Unternehmen ändern müssen – wir müssen agiler und innovativer werden, raus aus der Komfortzone. Doch wie? Was genau müssen wir tun? Und was heißt das eigentlich, agil zu arbeiten?“ Darauf habe ich immer eine gute Nachricht für einen schnellen, einfachen Einstieg ins Thema: unseren Haufe Quadranten Check. Das Tool für den Behavioral Change hat sich bei uns intern und bei vielen Kunden bewährt und ist der erste Schritt einer erfolgreichen Transformation. Es stellt das Zusammenspiel von Organisationsdesign und Mitarbeitern auf den Prüfstand und unterstützt dabei, aktuelle Schmerzpunkte sowie zukünftige Erfolgspotenziale zu identifizieren. Ich habe vor kurzem im Digital Transformation Club zusammen mit der Good School einen Haufe Quadranten Check für die Teilnehmer durchgeführt. In diesem Gastbeitrag zeige ich, wie ein solcher Workshop konkret funktioniert.

Der Haufe Quadrant: Einfacher Orientierungsrahmen für die Bestandsaufnahme

Haufe Quadrant

Um ein gemeinsames Verständnis über den Ist- und Soll-Zustand einer Organisation zu erhalten, benötigen wir zunächst einen gemeinsam akzeptierten Orientierungsrahmen, der eine klare Definition und ein einheitliches Bild für das ganze Unternehmen bietet. Dieser Orientierungsrahmen ist für uns der Haufe Quadrant, den ich den Teilnehmern im Digital Transformation Club zunächst kurz vorstellte. Er veranschaulicht sehr einfach die Interaktion zwischen den zwei entscheidenden Parametern jedes Unternehmens – den Menschen und dem Organisationsdesign. Damit bietet er neue und oft auch überraschende Sichtweisen auf die eigene Firma. Die zentrale Erkenntnis dabei: Unternehmen haben in der Regel nicht eine vorherrschende Organisationsform, sondern gleich mehrere. In jedem Unternehmen gibt es unserer Erfahrung nach nicht mehr nur Weisung und Kontrolle, sondern auch agile Netzwerke oder Mitarbeiter in Schattenorganisationen bzw. in der Überlastung. Mehr zum Haufe Quadranten findest Du hier.

Der Haufe Quadranten Check

Schritt 1: Die Reise durch den Haufe Quadranten

Nach der Vorstellung des Haufe Quadranten beginnt der praktische Teil des Workshops: Zunächst bilden wir zwei Gruppen aus dem Teilnehmerkreis (in der Regel zwischen zehn und fünfzehn Personen) – eine aktive und eine beobachtende. Bei der Zusammensetzung der Teilnehmer ist höchstmögliche Diversität (Funktion, Geschlecht, Hierarchie etc.) zu beachten, um möglichst viele Blickwinkel einzufangen und einen breiten Querschnitt aus dem Unternehmen zu ermöglichen. Die aktive Gruppe begibt sich in den Haufe Quadranten, der als Modell auf dem Boden abgebildet wird. In jedem der vier Felder des Quadranten verweilen die aktiven Teilnehmer etwa fünf bis zehn Minuten und sprechen über alle Assoziationen, die ihnen zur jeweiligen Organisationsform einfallen: Welche Erfahrungen verbinden sie damit, welche Impulse kommen ihnen in den Sinn und inwiefern befindet sich ihr Team in diesem Systemzustand?

Haufe Quadrant

Die Beobachter stehen oder sitzen (nah) um den Quadranten herum. Sie haben die Aufgabe, das Verhalten, die Muster, häufige Stichworte, die Stimmung und Kommentare zwischen den Zeilen festzuhalten. Anschließend schildern die Beobachter ihre Wahrnehmungen. Meist kommen dabei auch Dinge zur Sprache, die die Aktiven selber gar nicht wahrgenommen haben: Unterschiedliche Körpersprachen und Emotionen in den unterschiedlichen Quadrantenfeldern zum Beispiel. In unserem Workshop im Digital Transformation Club (DTC) gab es hier zahlreiche Aha-Momente für alle Beteiligten. Das Besondere in diesem Workshop war, dass die Teilnehmer alle aus unterschiedlichen Unternehmen kamen und so ganz unterschiedliche Blickwinkel einbrachten.

Schritt 2: Der Ist-Zustand – Schmerzpunkte identifizieren

Nach der aktiven Mustererkennung findet die zweite darauf aufbauende Übung statt. Alle Teilnehmer bekommen eine Moderationskarte, die sie beliebig oft teilen dürfen. Ihre Aufgabe: Die Karte – oder einzelne Kartenteile – an die Stelle in den Haufe Quadranten zu legen, an der sie den Ist-Zustand ihres Unternehmens sehen. Befinden sie sich im Command & Control, in der Überforderung oder vielleicht sogar in mehreren Organisationsformen gleichzeitig? Nachdem die Karten gelegt sind, findet eine Reflektion in der gesamten Gruppe statt: Die Teilnehmer befragen sich nacheinander, warum sie ihre Karten an die jeweilige Position gelegt haben. Wichtig dabei: Der Fragende erklärt nicht, warum er selbst seine Karte an ihren Platz gelegt hat und darf auch die Antworten des Gegenübers nicht interpretieren. Es geht also ausschließlich um klärende Fragen nach den Motiven des anderen. „Warum hast du das dorthin gelegt?“ „Warum findest du, dass sich die Hälfte der Leute dort befindet?“ Diese Fragen stoßen meist spannende Diskussionen an, in deren Verlauf die Karten oft auch noch einmal verschoben werden. Der Übungsteil öffnet vielen Teilnehmern die Augen über die Vielfalt der vorhandenen Organisationsformen im Unternehmen – mit allen Vor- und Nachteilen. Zudem verlangt er ein sensibles Vorgehen des Moderators, da der Austausch manchmal emotional werden kann.

Haufe Quadrant

Die Moderationskarten in unterschiedlichen Farben markieren den Ist- und Soll-Zustand des Unternehmens in den vier Bereichen des Haufe Quadranten

Schritt 3: Der Soll-Zustand – Zukunftspotenziale entdecken

Nun wird der gleiche Prozess mit einer zweiten Karte in einer anderen Farbe gestartet, um den Soll-Zustand der Organisation zu definieren: Wo wollen wir hin? Welche Organisationsform(en) brauchen wir, um unser Unternehmen zukunftssicher aufzustellen? Das Ergebnis: Meist eine große Differenz zwischen der Verortung der Soll- und Ist-Karten – und damit eine optimale Basis für den Change. Anhand dieses Bildes wird allen Stakeholdern plastisch vor Augen geführt, in welche Richtung sich die Organisation mehrheitlich entwickeln will. Parallel dazu wird definiert, was getan werden muss, um den Wunsch-Zustand zu erreichen.

Schritt 4: Die dritte Dimension – die Infrastruktur

In diesem Teil des Workshops wird auf einer Stellwand eine Achse für die dritte Dimension in den Haufe Quadranten eingezeichnet: die Infrastruktur z.B. Technologie oder Arbeitsarchitektur. Anschließend platzieren die Teilnehmer einen Klebepunkt entlang der Achse, der den aktuellen Zustand der technischen Infrastruktur in ihrem Unternehmen beschreibt. Beim Kleben des Punktes sollte jeder Teilnehmer kurz erläutern, warum er den Ist-Zustand so einschätzt. Anschließend kleben alle Teilnehmer einen andersfarbigen Punkt, der den Soll-Zustand der Technologie beschreibt und begründen wiederum dessen Position.

Schritt 5: Ready to change!

Abschließend fasse ich als Moderator die Erkenntnisse zusammen. Was sind die zentralen Themen, was sind die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter? Was sind erste Ideen, um vom Ist- zum Soll-Zustand zu gelangen?

Die Vorteile des Haufe Quadranten Checks

Der große Vorteil des Haufe Quadranten Checks: Nach einem halbtägigen Workshop haben die Stakeholder ein genaues Bild zum Ist- und Soll-Zustand ihrer Organisation. Der Haufe Quadrant hilft, die drei Dimensionen Menschen, Technologie & Tools und Organisationsdesign in Einklang bringen und verbessern. Und er bietet einen guten Einstieg, um diesen Ideal-Zustand zu erreichen.

Der Workshop kann für das gesamte Unternehmen, für Abteilungen oder Teams durchgeführt werden. Je mehr Teilnehmer, umso skalierter führen wir die Workshops in Reihe durch. Wir sehen auch, dass unsere Kunden in Zeitabständen von sechs oder zwölf Monaten in Iterationen zur Fortschrittsreflektion gehen. Dort merkt man, wie tief sich so eine einfache und interaktive Methode für alle Mitarbeiter verankern kann. Probier es einfach mal aus!

Welche Tools nutzt Du, um schnell den Ist- und Soll-Zustand einer Organisation festzustellen?

 

Stephan Grabmeier

Stephan Grabmeier

Über unseren Gast-Autoren:

Stephan Grabmeier ist seit 2015 Chief Innovation Evangelist der Haufe Gruppe. In dieser Position verantwortet er die Entwicklung neuerer Geschäftsfelder wie die erfolgsbasierte Transformationsberatung. Er berät seit vielen Jahren Vorstände und Geschäftsführer bei der digitalen Transformation. Vor seiner Tätigkeit bei Haufe war Grabmeier Geschäftsführer der Innovation Evangelist GmbH und trieb als Head of Enterprise 2.0 die digitale Transformation der Deutschen Telekom AG voran. Im August 2015 wurde er vom Personalmagazin unter die „40 führenden Köpfen im Personalwesen“ in Deutschland gewählt. Er ist Initiator u.a. des HR Innovation Slam, der HR Safari, der HR Garage– dreier neuartiger Innovationsformate für die HR-Szene. Seinen Blog findet ihr hier.
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Über unseren Gast-Autoren: Stephan Grabmeier ist seit 2015 Chief Innovation Evangelist der Haufe Gruppe. In dieser Position verantwortet er die Entwicklung neuerer Geschäftsfelder wie die erfolgsbasierte Transformationsberatung. Er berät seit vielen Jahren Vorstände und Geschäftsführer bei der digitalen Transformation. Vor seiner Tätigkeit bei Haufe war Grabmeier Geschäftsführer der Innovation Evangelist GmbH und trieb als Head of Enterprise 2.0 die digitale Transformation der Deutschen Telekom AG voran. Im August 2015 wurde er vom Personalmagazin unter die „40 führenden Köpfen im Personalwesen“ in Deutschland gewählt. Er ist Initiator u.a. des HR Innovation Slam, der HR Safari, der HR Garage – dreier neuartiger Innovationsformate für die HR-Szene. Seinen Blog findet ihr hier.