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Hackday: Die Stärke, gemeinsam in kurzer Zeit viel zu schaffen

Hackday

Kennst Du das? Du hast Deine Alltagsaufgaben und Routinen. Sie ermöglichen es Dir, schnell und effizient Dinge zu erledigen. Leider gibt es immer auch eine ganze Menge Themen, die außerhalb des Routine-Rasters liegen, die permanent wegrutschen, für die einem der Mut oder die Klarheit fehlen. Dabei könnte das neue Blog-Layout, ein besseres Leistungsportfolio, eigene Produkte oder die neue Büro-Gestaltung so nützlich sein – um mal ein paar Beispiele aus unserem eigenen Kontext zu nennen. Genau hier können Hackdays helfen.

Unsere Kunden versuchen meist auf zwei Wegen, solche Querschnittsaufgaben zu erledigen: Entweder sie vergeben einen Projektauftrag an eine Person oder Gruppe oder sie beauftragen Dienstleister. Heute möchte ich Dir mit dem Hackday einen anderen Weg vorstellen, den Du vielleicht irgendwie kennst, aber sicher selten in diesem Kontext nutzt. Er hilft Euch als Gruppe, etwas zu (er)schaffen und zu erledigen, stolz auf das Erreichte zu sein und Euch so als Gruppe, Team oder Unternehmen zu stärken. Er bewahrt Dein Team und Dich davor, wie der Hase vor der Schlange in Analyse-Paralyse zu erstarren und Dinge zu Tode zu reflektieren. Dieser Beitrag ist Teil der Blogparade von Svenja Hofert zum Thema „Stärken“. Auf dem Stärken-Spielfeld von Svenja rangiert die Stärke des gemeinsamen Machens wahrscheinlich im unteren rechten Bereich.

Svenja Hofert Stärken-Spielfeld

Lass uns zu Beginn zwei kleine gedankliche Exkurse machen:

Exkurs 1: Was Du vom Frühjahrsputz lernen kannst

Jeder, der Mitglied in einem Verein ist, sich mit Freunden einen Garten oder ein Ferienhaus teilt, ein Kind in der Kita oder Schule hat, kennt dieses Vorgehen: man trifft sich ein oder zwei Mal im Jahr zum Putzen, setzt zusammen Dinge instand oder macht eine gemeinsame Pflanzaktion. In der Regel hat man viel Spaß zusammen und ist erstaunt, was man trotz des Spaßes (oder gerade deswegen) an einem halben oder ganzen Tag gewuppt bekommt. Aus Unternehmen kenne ich so etwas allenfalls, wenn ein Umzug oder ein Feierlichkeit ansteht.

Exkurs 2: Was Du von Software-Entwicklern und Startups lernen kannst

In der Software- und Produktentwicklung setzen sich immer stärker agile Arbeitsweisen durch. Ein wesentlicher Bestandteil agiler Methoden wie Scrum sind die sogenannten Sprints. Für einen fest definierten Zeitraum von ein oder zwei Wochen arbeitet ein Team fokussiert an einem Thema. In dieser Zeit kann das Team in Ruhe arbeiten und der Arbeitsauftrag bzw. die Anforderungen werden nicht geändert. Das Team hat Zeit, die Aufgabe in einem Sprint zu bearbeiten. Solche Sprints dienen dazu, Dinge zu tun und voranzubringen, statt über sie zu reden und sich zu verlieren. Oft geht es dabei darum, Prototypen zu erschaffen, mit denen man mit vergleichsweise geringem Aufwand reale Erfahrungen sammeln kann. Wir versuchen, unsere Blog-Themen ebenfalls in Tagessprints voranzubringen. Und Jake Knapps Buch „Sprint“ liegt gerade oben auf dem Lesestapel.

Sprint

Was heißt das nun für Workshops?

Interne Workshops sind in der Regel darauf angelegt, thematische Klarheit zu schaffen, ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln und sich über ein Vorgehen abzustimmen. Was aber wäre, wenn man die gemeinsame Zeit nutzen würde, um zu arbeiten, Prototypen zu erstellen und Themen voranzubringen, die sonst hintenüberfallen? Wäre es nicht ein befriedigendes und zugleich extrem stärkendes Erlebnis, gemeinsam Neues zu schaffen? Statt nach vermeintlichen Stärken oder Chancen zu suchen oder sich in der Auseinandersetzung mit den eigenen Schwächen selbst zu zerfleischen, würden wir auf die Macht der Tat setzen und die Kraft des Aktionismus nutzen. Die koordinierte Konzentration auf einen Tag würde uns helfen, Dinge wirklich anzugehen und sie aus der “Man-müsste-mal-Welt” zu befreien. Wir würden Aufgaben abseits des Alltagsgeschäfts voranbringen und so ein Momentum für die Weiterentwicklung der Gruppe, des Teams oder des Unternehmens schaffen.

Was ist daran jetzt anders als an einem Startup-Weekend, Hackathon, Jam, Ship-It-Day, Fedex-Day oder Kreativmarathon?

Vollkommen neu ist das natürlich nicht. Auch beim Startup-Weekend, einem Hackathon, Jam, Ship-it-Day, Fedex-Day oder Kreativmarathon geht es darum, innerhalb von 24, 48 oder 72 Stunden in einer Gruppe etwas zu erschaffen. In der Regel sind solche Formate im Innovationskontext angesiedelt. Häufig haben sie ein äußerst breites Spektrum möglicher Ergebnisse. So geht es bei den ShipIt-Days von Atlassian nur darum, dass am Ende etwas Vorzeigbares steht. Diese Formate werden selten eingesetzt, um unternehmensinterne Themen fokussiert und koordiniert zu bearbeiten. Vielmehr experimentieren die Teilnehmer mit neuen Technologien, Materialien, Anwendungen oder Geschäftsideen. Häufig ist auf solchen Veranstaltungen die Zahl der externen Teilnehmer (Startups, Gründer, Entwickler etc.) deutlich höher als die der eigenen Mitarbeiter. Relativ neu sind solche Formate jedoch im Kontext von internen Themen wie Strategie- und Organisationsentwicklung.

Hackday Service Innovation Labs

Hackday bei Service Innovation Labs

Unser Hackday für SI Labs

Wie das gemeinsame Arbeiten an einem Prototypen den Zusammenhalt, die Wichtigkeit des Themas und dessen Akzeptanz stärkt, haben wir gerade ganz konkret erlebt. Wir haben Service Innovation Labs aus Berlin zum zweiten Mal bei einem Offsite begleitet und einen internen Hackday konzipiert und moderiert. Diese Ausrichtung war ein Wunsch von Service Innovation Labs, die für ihre Kunden Dienstleistungen innovativ konzipieren, entwickeln und in den Markt bringen und dabei auch stark auf Prototypen-Entwicklung, Ausprobieren und auf das “Show, don´t tell”-Prinzip setzen. Thematisch standen das Thema Kompetenz-Matrix und die Entwicklung eines Badge-Systems für deren holakratisches Management-Modell auf der Agenda.

Exkurs: Badge-System, Holacracy? What the hack?

Holacracy (auch Holokratie) ist eine neue Form, Unternehmen auf Basis von Selbstorganisation zu strukturieren. Das bekannteste Unternehmensbeispiel ist Zappos. Der US-Versandhändler hat seit Ende 2013 radikal begonnen, auf Holacracy umzustellen. In Deutschland arbeiten neben SI Labs z.B. Oose, Blinkist, Soulbottles oder Zalando Technology, die IT-Abteilung von Zalando, entsprechend. Bei Holacracy organisieren sich Mitarbeiter in Kreisen statt in Abteilungen. Kreise können dynamisch gegründet, ihr Sinn verändert und auch wieder aufgelöst werden. Mitarbeiter können je nach Rolle in mehreren Kreisen mitwirken und sind nicht einer Abteilung zugeordnet.

Eine Erweiterung aus diesem Holacracy-Modell ist das sogenannte Badge-System. Ähnlich wie bei den Badges von Foursquare / Swarm können Mitarbeiter ihren Kompetenzen entsprechend “Abzeichen” erwerben. Die meisten dieser Badges sind mit einem Level verknüpft. Für jedes Badge-Level wird konkret formuliert, welche Erfahrungen nötig sind. Ziel ist, die gesamten Kompetenzen im Unternehmen sichtbar zu machen, mehrdimensionale Karriere-Pfade zu ermöglichen und letztendlich auch auf Gehaltsebene für Transparenz zu sorgen. Mehr über dieses Badge-System gibt es hier.

hackday si labs badge development

Hackday bei Service Innovation Labs zur Entwicklung eines Badge-Systems

Hackday: Prototyp für ein Badge-System entwickeln

In der Vorbereitung unseres 2. Offsites mit Service Innovation Labs stellte sich nach und nach als sinnvoll heraus, den gesamten Offsite-Tag zu nutzen, um mit den knapp 30 Mitarbeitern einen arbeitsfähigen Prototypen zu entwerfen. So wurde aus dem Offsite der Hackday. Statt über die richtigen Ansätze zu diskutieren und ein perfektes Modell zu konzipieren, haben wir einen Prozess aufgesetzt, bei dem die Mitarbeiter Schritt für Schritt bauen, bis am Ende ein erster Entwurf steht. Ganz im Sinne der Logik „Doing, not talking“ haben wir möglichst wenig Zeit für Diskussionen genutzt. Stattdessen haben wir verschiedene Kleingruppenformate gekoppelt, um für die unterschiedlichsten Kompetenzen Badge-Sets zu entwickeln und Iterationen zu ermöglichen.

Der Tag startete damit, Aufgaben zu sammeln, die in dem Unternehmen wichtig sind. Diese haben wir dann gewichtet, sortiert, geclustert und ergänzt bis wir am Ende eine Übersicht visualisierter Badges mit unterschiedlichsten Leveln, eine erste Zuordnung von Personen sowie eine persönliche Übersicht über die Badges hatten, die jede/r Mitarbeiter/in bislang erworben hat. Zwischendrin haben wir ein paar auflockernde, inspirierende und anregende Sessions eingestreut und die Teilnehmer mit einer Art Polaroid-Kamera plus Verkleidungskiste lustige Fotos für die persönlichen Badge-Bögen machen lassen. So wurde aus dem total abstrakten, langweiligen und trockenen Thema „Kompetenzmatrix“ ein arbeitsreicher und kurzweiliger Tag mit praktischem Output für jeden Einzelnen und das Unternehmen.

Hackday Service Innovation Lab

Hackday Service Innovation Labs: Feedback-Runde

Und lohnt sich das?

Jetzt kannst Du natürlich sagen: Mit knapp 30 Mann-Tagen plus zwei Moderatoren hätte ein Projekt-Team vermutlich Ähnliches geschafft. Das mag inhaltlich vollkommen richtig sein. Aber beim Hackday gilt: Alle sind beteiligt. Das macht das neue (Badge)-System nachvollziehbarer. Du sparst Dir den mühsamen Weg, hinterher die Arbeit von 1-2 Leutchen im ganzen Unternehmen bekannt zu machen und zu implementieren. Dieses frühe Involvement erzeugt aber nicht nur rationales Verständnis und vermeidet Reaktanzen. Es motiviert auch. Schließlich haben alle aktiv mitgewirkt. Die Gefahr, dass das Erarbeitete in der Schublade verschimmelt, ist deutlich niedriger. Benjamin, einer der Geschäftsführer von Service Innovation Labs, sagte dazu:

“Ich bin begeistert von den Ergebnissen. Wir sind schon in der Übersetzung in unseren Alltag und unsere Strukturen. Wir sind an dem einen Tag so viel weiter gekommen, als ich gedacht hätte.”

Hackday Service Innovation Lab

Hackday Service Innovation Labs: Abschluss

Wenig Zeit = thematische Fokussierung

Damit so ein Hackday funktioniert, braucht es im Vorfeld ein klares Bekenntnis: „Wir wollen das gemeinsame Offsite unter ein bestimmtes Motto stellen und dazu erste Prototypen entwickeln.“ Dieses gemeinsame Thema braucht eine mittlere Flughöhe und darf nicht zu breit/abstrakt und nicht zu kleinteilig sein. Wenn diese Fokussierung nicht da ist, braucht man in jedem Fall mehr Zeit, um am Anfang zu sortieren, wer will woran arbeiten und was soll umgesetzt oder erarbeitet werden. Nicht umsonst besteht der ShipIt-Day bei Atlassian nicht aus einem achtstündigem Workshop, sondern aus einer 24h-Zeiteinheit.

Wie Du an einem #Hackday oder Tages-Sprint in kurzer Zeit mit vielen viel erreichen kannst Klick um zu Tweeten

Unser Hackday Fazit

Was beim Frühjahrsputz oder in der Software-Entwicklung gelebt wird, lässt sich gut auf andere Kontexte übertragen. Unsere Hackday-Moderation hat uns noch einmal vor Augen geführt, wie viel Spaß es macht, Gruppen, Teams oder ganze Unternehmen dabei zu begleiten, an einem Tag gemeinsam Neues anzugehen und sie durch die Kraft des gemeinsamen Tuns zu stärken.

Wenn Du Dich weiter mit den Themen beschäftigen willst, empfehlen wir diese Bücher:

Jörg Jelden

Jörg Jelden

Jörg arbeitet als Berater und Moderator in Strategie-, Innovations- und Organisations-Angelegenheiten. Er lebt in Hamburg und ist seit 2010 selbständig. Jörg hilft Führungskräften, Vorhaben mit vielen Beteiligten voranzubringen. Neben Workshops moderiert Jörg auch Events und Konferenzen wie die NEXT sowie die Think-Tanks „Agenturen der Zukunft“ und „Marketingorganisation der Zukunft“. Jörg wird regelmäßig als Keynote-Speaker gebucht. Er ist Lehrer an der Good-School und Metaplan Professional. Als Ausgleich zur Kopfarbeit macht Jörg Aikido, liest Comics oder Science-Fiction-Bücher oder verbringt Zeit mit seiner Familie.

www.bathenjelden.com
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Jörg Jelden